‍Als je als organisatie voor complexe strategische uitdagingen staat, kun je ervoor kiezen daar externe expertise bij te halen. Maar hoe voorkom je dat waardevolle kennis weer wegsijpelt zodra de consultants klaar zijn? En hoe zorg je dat niet alleen inhoud, maar ook benodigde skills behouden blijven voor de organisatie? In dit artikel delen Lidia Swinkels en Arjen Verwer, mede-eigenaren en management consultants bij Summiteers, hun visie op effectieve kennisoverdracht tijdens strategische verandertrajecten.

‍

De kracht van samen optrekken

"Wij geloven in een intensieve samenwerking met onze klanten," trapt Lidia af. "Het is het meest waardevol om direct samen te werken met de mensen die de organisatie het beste kennen. Zij weten precies wat er speelt in hun context. Wij voegen daar een frisse, kritische blik én onze ervaring uit de markt en van andere organisaties aan toe. Door kennis en ervaring op deze manier te bundelen, bereiken we veel meer en kom je tot een gedragen strategie."

"We werken niet zozeer vóór, maar veel meer mét een klant," vervolgt ze. "Door samen op te trekken, met elkaar te bedenken wat er moet gebeuren en gezamenlijk vorm te geven aan de uitvoering, wordt kennisoverdracht een natuurlijk proces. We hebben vaak als consultants een leidende rol, maar betrekken het management en de medewerkers daar heel nauw bij. Zo ontstaat er geen losstaand plan dat je achteraf nog moet overdragen - de klant is er vanaf het begin bij betrokken."

‍

Maatwerk in kennisoverdracht

Er zijn ook situaties waarin een meer zelfstandige rol van consultants gewenst is. "Soms vraagt een opdracht juist om een onafhankelijk outside-in perspectief, of er is beperkte interne capaciteit beschikbaar" legt Lidia uit. "In zulke gevallen pakken we specifieke onderdelen meer zelfstandig op. Maar ook dan zorgen we voor een zorgvuldige kennisoverdracht. We plannen bewust momenten in om inzichten te delen, betrekken key stakeholders op belangrijke mijlpalen en zorgen voor een gedegen overdracht richting het interne team dat met de vervolgstappen aan de slag gaat."

‍

Ons doel: een sterkere organisatie achterlaten

"Daarbij is het ons doel om een organisatie beter achter te laten dan dat we die aantroffen," zegt Arjen. "Naast het inhoudelijk succesvol afronden van een opdracht  richten we ons op het verhogen van de strategie-executiekracht van een organisatie. Dat doen we altijd binnen de context die we aantreffen. Door intensief samen te werken met het team van de opdrachtgever, laten we zien hoe wij ons vak uitoefenen: hoe maak je een strategie effectief? Hoe stel je doelstellingen scherp? Hoe vorm je een plan en zet je een roadmap uit? We nemen de klant echt mee in onze manier van werken."

‍

Kennisoverdracht als integraal onderdeel van strategie

Een succesvol strategietraject levert dus meer op dan alleen een scherp plan. Het biedt een uitgelezen kans om je organisatie blijvend te versterken met nieuwe kennis en expertise. Door dat vanaf dag één centraal te stellen, zorg je dat de inzichten en werkwijzen van externe experts echt beklijven. Dit vraagt om een doordachte aanpak en nauwe samenwerking tussen consultants en interne teams.

"We hebben hier verschillende manieren voor," legt Arjen uit. "Naast de natuurlijke kennisoverdracht tijdens het werk, hebben we ook meer expliciete manieren, vooral gericht op ons vakgebied: adviesvaardigheden. We formuleren concrete leerdoelen, doen aan coaching-on-the-job en geven directe feedback op wat we zien gebeuren. Ook hebben we vorig jaar The Ascent gelanceerd, een uitgebreid en intensief ontwikkelprogramma, waarin ruimte is voor ieder individu om dergelijke vaardigheden structureel te ontwikkelen. Het is maar net wat er nodig is."

‍

Van theorie naar praktijk

"Recent hadden we een mooie opdracht bij een grote financiële instelling," vertelt Lidia. "We werden gevraagd om met een team van interne strategieconsultants mee te schrijven aan de strategie voor een organisatieonderdeel. De opdracht was helder: meewerken met het team en zorgen voor een concreet eindresultaat. Maar tijdens het traject ontdekten we samen met de opdrachtgever dat het team nog moest groeien in senioriteit. Wat begon als een meewerkopdracht, werd een project waarin wij meer die voortrekkersrol moesten pakken om de deadline te halen."

"Het team waardeerde onze manier van werken enorm," vervolgt ze. "Ze vroegen of we ze niet meer konden leren over onze aanpak. We zijn toen gaan werken volgens wat je een meester-gezel-constructie zou kunnen noemen - net zoals we dat intern ook doen. We hebben het explicieter gemaakt door gerichte trainingen te geven: waar moet je bij stilstaan als je een strategie maakt? Welke vragen moet je stellen? Hoe begeleid je zo'n proces goed? Zo werd wat begon als een inhoudelijk traject, uiteindelijk een combinatie: we leverden het gevraagde eindresultaat én ontwikkelden het team verder."

‍

Fade-out-model

Een beproefde aanpak voor kennisoverdracht is het 'fade-out-model'. "In het begin neem je als consultant meer de leiding", legt Arjen uit. "Je laat zien hoe bepaalde analyses werken, hoe je stakeholders betrekt, hoe je complexe beslissingen aanpakt. Gaandeweg verschuift dit naar een meer ondersteunende rol. Vanuit een leidende rol werk je steeds meer naast elkaar, waarbij het interne team in toenemende mate het voortouw neemt. Richting het einde van het traject werk je vaak intensief samen met één of meerdere medewerkers van de klant die jouw rol gaan overnemen. Uiteindelijk groeit dat vaak uit tot een rol van sparringpartner die af en toe meedenkt en tekent zich heel vaak het moment van definitief overdragen vanzelf af. Deze geleidelijke overdracht heeft twee grote voordelen. Ten eerste kunnen mensen echt groeien in hun nieuwe rol of de inhoud die ze van ons overnemen. Zij worden niet in het diepe gegooid, maar krijgen de kans om zich te ontwikkelen. Ten tweede voorkom je dat kennis ineens wegvalt als het project klaar is.”

‍

Checklist: Zo haal je het maximale uit externe expertise

Overweeg je om consultants in te schakelen voor een strategisch traject? Gebruik deze checklist om ervoor te zorgen dat de kennis echt in je organisatie landt:

☑ Denk vanaf dag één na over hoe je de kennis borgt

☑ Betrek je eigen mensen direct en actief en laat hen samenwerken met de consultants

☑ Denk na over hoe je leren & ontwikkelen van je team een plaats geeft in een project

☑ Draag geleidelijk verantwoordelijkheden over (fade-out)

☑ Plan structureel sparringmoment in met degene die de regierol overneemt om uitdagingen en nieuwe inzichten te delen

‍

Hulp nodig bij strategie en uitvoering?

Wij zijn Summiteers, wij creëren beweging, maken iets dat complex is weer begrijpelijk, iets groots behapbaar, een – vaag – idee concreet en laten iets moeilijks slagen. Strategie-executie noemen we dat. Kun jij hierbij hulp gebruiken? Neem contact met ons op.

Wel interesse, maar nog niet klaar voor de reis? Volg onze LinkedIn-pagina en laat je inspireren.