Als Organisationsberater helfen wir Unternehmern regelmäßig dabei, Wachstum zu erzielen und die Skalierbarkeit ihrer Organisation zu verbessern. Da wir unser Wissen über effektives Wachstum weitergeben möchten, haben wir diese Artikelserie über die 6 Schwerpunktbereiche für effektives Wachstum bei Scaleups gestartet. Darüber hinaus stützen wir uns auf unsere Erfahrung in der Unterstützung von Unternehmern und auf unsere eigenen Erfahrungen mit dem Wachstum von Summiteers. In diesem Artikel werden wir näher auf den Schwerpunktbereich „Das Cockpit“ eingehen. Wir sprechen davon, Wachstumspläne messen zu können Dolf L'Ortye, einer der Gründer von Summiteers.

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Die 6 Schwerpunktbereiche für effektives Wachstum

In den vorherigen Artikeln dieser Serie haben wir Ihnen gesagt:

• wie man einen Wachstumsplan als Scale-Up erstellt;
• wie Sie Ihre Kernprozesse verbessern und schnell auf neue Mitarbeiter übertragen können;
• wie sich Ihre Organisations- und Beratungsstruktur mit Ihrem Wachstum verändern kann;
• wie sich die Rollen von Gründern und Mitarbeitern in zunehmendem Maße verändern.

In diesem Artikel werden wir näher darauf eingehen, wie die Messung des Wachstums und die Suche, Formulierung und Messung der richtigen Leistungsindikatoren Ihnen helfen, das Unternehmen im Griff zu behalten. Wie können Sie schließlich die richtigen Entscheidungen treffen, wenn Sie nicht über die richtigen Informationen verfügen?

Managementteams fragen sich regelmäßig, ob sie die richtigen Dinge tun und die richtigen Entscheidungen treffen. „Als Vorstand sitzt man tatsächlich in einem Cockpit, in dem man ständig auf ein Armaturenbrett schaut“, sagt Dolf. „Gehen Sie in die richtige Richtung, fahren Sie schnell genug, schauen Sie genug in den Rückspiegel, um aus den letzten Monaten zu lernen? Dann benötigen Sie Managementinformationen und (Finanz-) Daten, um gute Entscheidungen treffen zu können.“ Auf diese Weise können Sie erkennen, ob Sie möglicherweise zu viel Akquise und zu wenig Rekrutierung tätigen (oder umgekehrt). Auf diese Weise können Sie Ihre Marketingbudgets rechtzeitig reduzieren oder sicherstellen, dass Sie bei der Produktentwicklung die richtigen Prioritäten setzen. „Dieses 'Cockpit' ist manchmal komplex“, betont L'Ortye. „Ein Indikator hängt mit dem anderen zusammen. Deshalb sagen wir: Versuche dich auf zwei oder drei große Knöpfe zu konzentrieren. Dreh das um und lass den Rest so, wie er ist. Nicht alles muss sich ändern. Es muss nicht perfekt sein — das ist auch nicht möglich.“

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Verliere dich nicht in KPIs

Es gibt unendlich viele Tools für das Dashboarding, und auch der Umfang dessen, was Sie messen können, ist endlos. Es besteht daher die große Tendenz, dass Sie plötzlich alle möglichen Dinge messen möchten, für die tatsächlich ein unverhältnismäßig hoher Arbeitsaufwand erforderlich ist. Oder dass der Fokus hauptsächlich darauf liegen wird, wie man Erkenntnisse erhält und nicht darauf, wie Erkenntnisse in Maßnahmen, Reflexion und Verbesserung umgesetzt werden können. Wir beobachten, dass sich Unternehmen schnell beim Dashboarding, beim Sammeln von Daten und beim Messen von KPIs verlieren, obwohl es in erster Linie ein unterstützendes Instrument sein sollte, um zu überprüfen, ob Sie die wichtigsten Ziele erreichen und diese möglicherweise anpassen können. „Im Wesentlichen ist das Wichtigste für ein relativ junges, skalierendes Unternehmen, die richtigen KPIs auszuwählen“, sagt Dolf. „Nämlich die KPIs, die mit der Wachstumsherausforderung verbunden sind, vor der Sie gerade stehen.“

Wenn Sie zu wenige Vertriebsmitarbeiter haben, neigen Sie möglicherweise dazu, sofort Einblick in den gesamten Rekrutierungstrichter geben zu wollen. Sie legen nicht nur einen KPI dafür fest, wie viele neue Kollegen pro Woche hinzugekommen sind, sondern auch, wie viele Mitarbeiter angesprochen wurden, mit wie vielen wir über sie gesprochen haben und so weiter. Die Frage ist: Wenn Sie sofort damit beginnen, das zu messen, was bringt Ihnen das? Was trägt es zum Ziel bei? Manchmal ist es nützlich, dies zu tun, weil Sie eine bessere Vorstellung davon bekommen, wo das Problem liegt. Wir empfehlen jedoch, einen KPI für das Ziel festzulegen, das Sie zuerst erreichen möchten. Wenn sich nach einer Weile herausstellt, dass ein KPI nicht dem Standard entspricht, ist dies das Signal, sich eingehender mit diesem Problem zu befassen und die KPIs entsprechend zu definieren, insbesondere um zu klären, wo das Problem liegt. Der Einsatz mehrerer KPIs ist dann ein Mittel, um genau zu klären, an welchem Button man drehen muss, anstatt das Gegenteil zu tun: viele KPIs zu formulieren und nicht genau zu wissen, warum man sie sich ansieht. Infolgedessen verlieren Sie zu viel wertvolle Zeit beim Abrufen und Interpretieren aller Arten von Daten. „Manchmal stellen wir fest, dass es in Gesprächen zu sehr um die Frage geht, wie sollten wir diese Daten interpretieren, statt um ‚Und was werden wir dagegen tun? ' '„, fügt Dolf hinzu.

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Tipps zum Einrichten von KPIs

Konzentrieren Sie sich also zunächst auf die drei wichtigsten Ziele, die Sie im Moment erreichen möchten, und messen Sie anhand von KPIs den Fortschritt. In unserem Artikel „Der Plan“ haben wir bereits beschrieben, wie du die größten Buttons zum Einschalten findest.

Wir empfehlen Ihnen dann, zunächst die grundlegenden KPIs festzulegen und von dort aus jedes Mal Verbesserungen auf der Grundlage Ihrer Messungen vorzunehmen. Um die KPIs weiter zu verbessern, empfehlen wir, dies mit einem PDCA-Zyklus zu tun: Planen, Durchführen, Prüfen, Handeln. Sie wiederholen diese vier Phasen immer wieder.

1. Planen

In dieser Phase identifizieren Sie Ihre Ziele und überlegen, wie Sie messen können, ob Sie diese Ziele auch erreichen. Als Nächstes denken Sie darüber nach, Ihre KPIs (neu) zu formulieren. Welche Informationen benötigen Sie wirklich von Ihrer Organisation? Beachten Sie, dass die Formulierung von KPIs sowohl qualitativ als auch numerisch sein kann. Die Mitarbeiterzufriedenheit, ausgedrückt in einer Zahl, liefert dem Management beispielsweise weniger relevante Informationen, als wenn Sie die Mitarbeiter fragen, was sie an der Organisation verbessern möchten.

2.3 Tun

In dieser Phase setzen Sie die erstellten Pläne um und messen die Auswirkungen auf die festgelegten KPIs.

3. Prüfen

Anschließend überprüfen Sie, ob die von Ihnen eingerichteten KPIs auch erfüllt wurden. Wenn Sie die KPIs überprüfen und feststellen, dass sie nicht den Standards entsprechen, versuchen Sie, die Erkenntnisse zu verstehen. Nehmen wir zum Beispiel an, die Belegungsrate sinkt. Also warum ist das so? Haben wir zu wenig Arbeit? Gibt es eine Urlaubszeit? Haben wir neue Leute, die wir einarbeiten? Sind wir zu beschäftigt mit internen Aktivitäten? Dann frag dich, ob dir diese KPIs auch dabei geholfen haben, das zugrundeliegende Ziel zu erreichen. Werden sie vielleicht so verfolgt, dass sie nicht wirklich zu den zugrundeliegenden Zielen beitragen?

Diese Erkenntnisse können manchmal zu zusätzlichen Datenfragen, zur Notwendigkeit unterschiedlicher oder unterschiedlich formulierter KPIs oder zur Erstellung von Unter-KPIs führen, um genau herauszufinden, wo das Problem liegt.

4. Handeln

Als Nächstes geht es darum, was Sie mit diesen Erkenntnissen machen werden. Reicht es aus, sich die Messungen nächsten Monat erneut anzusehen, weil es erklärbare Ausnahmen gab, oder ist es notwendig, gezielte Maßnahmen zu ergreifen, um Anpassungen vorzunehmen? Welche Maßnahmen sind das? Sie setzen dann diese konkreten Maßnahmen und Änderungen um und beginnen einen neuen Zyklus.

Auf diese Weise ist die Messung von KPIs also ein iterativer Verbesserungsprozess, bei dem Sie zunächst nicht mehr als nötig messen.

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Wie sollte mein Dashboard aussehen?

Erst wenn Sie genau wissen, was Sie messen möchten, ist es sinnvoll zu überlegen, welche Art von Werkzeug geeignet ist. Die Frage ist: Brauchen Sie ein Dashboard? „Ich würde die Aussage auch noch einmal treffen: Sofern es keine andere Option gibt, versuchen Sie, das zu nutzen, was bereits da ist“, sagt Dolf. „Natürlich kann es sein, dass ein KPI wirklich so wichtig ist, dass Sie einen Prozess einrichten müssen, um ihn zu messen, aber oft können die finanziellen KPIs direkt aus den Konten entfernt werden. Aus den Gesprächen, die Sie mit anderen führen, können Sie die KPIs zur Zufriedenheit ermitteln.“ Sorgen Sie also vor allem dafür, dass es funktionsfähig ist und stellen Sie sicher, dass der Messprozess nicht zu unproduktiven Ablenkungen führt. Eine Reihe von Excel-Zusammenfassungen, die alle zwei Wochen auf den Tisch kommen, sind oft mehr als ausreichend. Hier ist ein guter Hinweis: Verlierst du den Überblick und das Dashboard hilft nicht mehr? Machen Sie eine Iteration des Systems. Auf diese Weise wächst das Tooling organisch mit der Größe und Komplexität Ihrer Skalierung.

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Welche KPIs sind wichtig für Scaleups?

Viele Scaleups fragen sich: Welche Dinge muss ich wirklich messen? Was sollte in meinen Top 5 sein? Laut Dolf ist es schwierig, darauf eine eindeutige Antwort zu geben: „Das hängt sehr stark davon ab, in welcher Branche sich das Unternehmen befindet. Es gibt Scaleups, die gerade viel Kapital erhalten haben und bei denen sie den Cashflow überhaupt nicht positiv beeinflussen sollen. Wenn die Kosten in einer bestimmten Phase den Umsatz übersteigen, ist es sinnlos, einen KPI auf Cashflow-neutral oder Cashflow-positiv zu setzen „, sagt Dolf. „Für andere Unternehmen, die ihre Lagerbestände verwalten müssen, ist es wiederum wichtiger, die Vorlaufzeit des Inventars zu messen. Wenn Sie beispielsweise die Vorlaufzeit von Produkten messen, können Sie feststellen, wann Produkte zu lange im Lager verbleiben. Wenn diese Produkte auch relativ wenig produzieren, ist es manchmal besser, Geld in Produkte zu investieren, die schneller vergriffen sind.“ Deshalb ist es gut, zuerst herauszufinden, was für Ihr Unternehmen gilt. Wir ziehen es vor, dies organisatorisch zu besprechen.

Es gibt also keinen „Einheitsansatz“, den wir in diesem Artikel empfehlen können, aber es gibt eine Art von KPI, die für das Wachstum bei Scaleups immer relevant ist, nämlich alle KPIs, die sich auf Mitarbeiterzufriedenheit, Mitarbeiterbindung und Rekrutierung beziehen. Sind die Mitarbeiter zufrieden? Bekommen Sie relativ einfach viele Bewerber? „Schließlich sind das sehr gute Indikatoren, anhand derer Sie feststellen können, ob Sie die richtige „Stimmung“ haben. Das ist wirklich entscheidend. Schließlich muss man immer sicherstellen, dass genügend Leute an Bord kommen, um tatsächlich zu skalieren „, sagt Dolf. Deshalb schadet es nie, den Funnel aus Rekrutierung, Onboarding, Zufriedenheit, Fluktuation und Mitarbeiterentwicklung sorgfältig zu betrachten.

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Du bekommst, was du misst

Wir glauben an das Sprichwort, dass Sie bekommen, was Sie messen. Wenn Sie anhand der Margenmaximierung messen, bedeutet das, worüber Sie mit Ihren Mitarbeitern sprechen. Dies kann einen Nachteil haben, da sich Menschen, Systeme oder Unternehmen logischerweise etwas einfallen lassen, um den KPI zu erreichen. Dies bedeutet nicht immer, dass diese KPIs auf die richtige Weise verfolgt werden.

Viele Beratungsunternehmen messen numerisch, zum Beispiel „die Belegungsrate pro Mitarbeiter“. Beispielsweise muss ein Berater in der Lage sein, 75% der Arbeitszeit für einen Kunden zu schreiben. „Wir haben uns dafür entschieden, mit unseren Mitarbeitern nicht über Margen und Deklarationspflichtigkeit zu sprechen, sondern es viel einfacher zu machen“, sagt Dolf. „Hat irgendjemand genug zu tun? Nicht wie viel genau, aber: Haben unsere Kollegen Arbeit, die zu ihrer Entwicklungsphase passt, oder könnten sie eine größere Herausforderung gebrauchen? Haben sie nebenan noch genug Platz, um zu tun, was sie wollen? Wir konzentrieren uns bei der Messung der produktiven Stunden nicht auf exakte Prozentsätze, sondern entscheiden uns in diesem Fall für einen qualitativ formulierten KPI. Wenn Berater beispielsweise aufgrund eines numerischen KPI dazu neigen, beim Kunden alle möglichen zusätzlichen Stunden zu finden, die nicht unbedingt notwendig sind, verfehlen wir völlig das eigentliche Ziel, nämlich unseren Kunden angemessen zu helfen. Es macht uns nicht glücklich, es macht unsere Berater nicht glücklicher, es macht unsere Kunden nicht glücklicher, also unterm Strich haben Sie den falschen KPI.“

Da Summiteers nach dem internen Slogan „doing fun things with fun people“ strebt, muss logischerweise auch die Formulierung unserer KPIs dem entsprechen. Deshalb messen wir die Zufriedenheit und Leistung unserer Kollegen bei Summiteers in erster Linie anhand qualitativ formulierter KPIs. Wir testen diese KPIs oft intuitiv und indem wir in Gesprächen mit Mitarbeitern die richtigen Fragen stellen. Um unsere Ergebnisse zu untermauern, führen wir eine jährliche Umfrage zum Thema „Great Place to Work“ durch, die wiederum zu einem ordentlichen Prozentsatz führt.

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Möchten Sie mehr über die Herausforderungen eines effektiven Wachstums erfahren?

In unserem nächsten Artikel werden wir den letzten Schwerpunktbereich für effektives Wachstum erörtern: „Die Veränderung“. In dieser Ausgabe erfahren Sie mehr darüber, worauf Sie achten müssen, wenn Sie mit der Umsetzung von Wachstumsplänen beginnen, warum Veränderungsprojekte in der Organisation oft unbeabsichtigt wenig Priorität erhalten und wie Sie Mitarbeiter in die Umsetzung von Wachstumsplänen einbeziehen können.

Das sechsteilige Modell, auf dem diese Artikelserie basiert, basiert auf Ergebnissen des von Summiteers entwickelten Scale-up-Organisationsscans. Der Scale-up-Organisationsscan hilft Unternehmen dabei, herauszuzoomen, mögliche Schwachstellen schnell zu identifizieren und Unklarheiten zwischen Gründern und der Organisation aufzudecken. Wenn Sie sich über Ihre Herausforderungen austauschen möchten, um effektiv zu wachsen, oder herausfinden möchten, ob der Organisationsscan für Sie interessant ist, wenden Sie sich bitte an Paul ob Kasper.

Natürlich können Sie sich auch mit uns in Verbindung setzen über LinkedIn und unsere Webseite.