Herken je dat? Je werkt aan een project en alles loopt op rolletjes, tot plots een urgente situatie de focus kaapt. Vervelend, maar er komt ook een energie vrij die voor beweging zorgt. Iedereen gaat in de hoogste versnelling om het probleem snel op te lossen. Stel je eens voor dat je die energie tactisch kunt inzetten. Wat als je die ‘brandjes’ kunt gebruiken om vanuit focus resultaat te versnellen? In dit artikel onderzoeken Dylan Hermanns, managementconsultant, en Dolf L'Ortye, medeoprichter van Summiteers, of je de kracht van brandjes kunt gebruiken als tactisch wapen in je project.

‍

Plotselinge focus en energie

Dylan: “Wie een project leidt, kent de struggle. Je moet voldoende capaciteit zien te claimen voor je vraagstuk. Of het nu gaat om tijd, aandacht, middelen of ruimte op de agenda, je speelt continu een spel tegen andere zaken die ook capaciteit vereisen. En heb je eenmaal voldoende middelen, dan kun je niet op je lauweren rusten. Je zult altijd zien: net wanneer je goed op dreef bent, ontstaat er ergens een ‘brandje’. Plots zijn alle ogen op die ene urgente situatie gericht, en iedereen schakelt snel om het op te lossen. Binnen een mum van tijd worden de middelen van je project weggekaapt. Dit verschijnsel van plotselinge focus en energie zette Dolf en mij aan het denken. Er zijn veel mensen in organisaties die heel goed zijn in brandjes blussen, en die dat ook leuk vinden. Het is spannend, er staat druk op de ketel en er moet nú iets gebeuren. Mensen krijgen er energie van, het geeft ze een kick. Is dat een kracht die je als projectteam zou kunnen benutten?’

‍

Bewust brandjes stichten voor meer focus

Dolf pakt de draad op: “Wanneer je als programmamanager of projectmanager je werk heel goed doet, bevindt je team zich in een voorspelbare omgeving. Er is een plan, je hebt alles onder controle en deadlines staan strak. Maar als er elders in de organisatie ineens een brandje ontstaat, stort dat hele plan in elkaar. Dat is frustrerend, want het voelt alsof je harde werk teniet wordt gedaan.”

Maar wat als je dit omdraait? Dolf vervolgt: “Wat als je bewust momenten inplant waarop je een brandje sticht? Niet om chaos te veroorzaken, maar juist om die enorme focus en energie aan te wakkeren. Je plant je project goed, maar op bepaalde momenten creëer je bewust een brandje. Niet om de boel te verstoren, maar om op het juiste moment focus en urgentie te creëren. Heel goed gepland zorg je zo nu en dan voor escalatie, je slaat op de trom, en zo creëer je tractie op cruciale deliverables wanneer dat nodig is.”

‍

Brandjes als een tactisch hulpmiddel

Dylan vult aan: “Dus zo kwamen we op het idee dat zo’n ‘brandje’ best eens een goed middel kan zijn, iets dat je zo nu en dan bewust inzet. Laten we duidelijk zijn: het is een theoretische denkexercitie, want wij doen dit – nog – niet zo planmatig zoals we het nu schetsen. Natuurlijk escaleren we soms, juist omdat je voortdurend strijdt om resources. Dan ontstaat het welbekende spel: ‘Ik heb die persoon nodig!’ ‘Nee, ik heb haar harder nodig.’ Dat getouwtrek kennen we allemaal. Maar een brandje stichten, dat kan een soort multiplier zijn. Als je het goed doet, kan het voor een versnelling zorgen. Natuurlijk moet je wel selectief zijn: zo’n crisis moet zorgen voor een tijdelijke boost, niet voor structurele chaos. Dan is het risico dat het ofwel je organisatie uitput ofwel z’n kracht verliest omdat het voorspelbaar is geworden.”

Dolf: “Precies. Dus als je de veranderportefeuille in je agenda hebt staan, en altijd alleen maar bezig bent met het blussen van brandjes, moet je je afvragen hoe je überhaupt je verandering aanstuurt. Een acuut probleem op z’n tijd kun je niet voorkomen. Soms is het zelfs krachtig, zoals Dylan zegt. Maar als je geen constante basis voelt onder je verandering, dan moet je misschien op zoek gaan naar de pyromaan in plaats van de branden te blijven blussen.”

‍

De kracht van urgentie in verandering

“Er zit een enorme communicatiecomponent in dit idee”, vervolgt Dolf. “Degene die het hardst roept, de grootste brand, krijgt vaak de meeste aandacht. Vroeger was dat misschien minder relevant, omdat veranderingen toen minder continu waren. Maar tegenwoordig zie je dat organisaties zoveel veranderingen doormaken, dat de capaciteit om te veranderen erg schaars is geworden. Dat maakt juiste resourceverdeling juist nu des te relevanter.”

‍

Spelen met de joker van focus

“De vraag is natuurlijk: hoe ziet dit er in de praktijk uit?”, besluit Dylan. “Als programmamanager moet je een solide plan maken met duidelijke aanpak en heldere deliverables, maar houd daarbij sommige kaarten achter de hand. Werk niet volgens de klassieke aanpak, maar creëer bewust een 'brandje' rondom de deliverables wanneer dat nodig is. Dit speelt in op de kracht van je organisatie, want veel mensen krijgen energie van het blussen van brandjes. Wees wel selectief met het inzetten van deze ‘joker’. Te veel crises? Dan brand je je team letterlijk op. En dat mag niet de bedoeling zijn. Maar denk er eens over na, en wie weet hebben we je geïnspireerd. We horen graag je ideeën!”

‍

Hulp nodig bij strategie en uitvoering?

Wij zijn Summiteers en wij creëren beweging. We maken het complexe begrijpelijk, het grote behapbaar en een vaag idee concreet. Zo laten we zelfs de moeilijkste strategieën slagen. Strategie-executie, noemen we dat. Ben je klaar voor die reis? Neem contact met ons op.

Wel interesse, maar nog niet klaar voor de reis? Volg onze LinkedIn-pagina en laat je inspireren.

‍