Die Zusammenarbeit mit einem Implementierungspartner kann attraktiv erscheinen. Ist es nicht toll: Lassen Sie sich völlig entlasten und erzielen Sie schnell Ergebnisse? Aber ist es auch immer die beste Wahl? In diesem Artikel teilen Dolf L'Ortye und Lidia Swinkels, Mitbegründerinnen von Summiteers, ihre Einblicke in die Fallstricke und Möglichkeiten der Zusammenarbeit mit wichtigen externen Partnern.

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Vertrauen ist gut, aber ein bisschen Kontrolle schadet nicht

Dolf: „Es gibt Situationen, in denen eine Organisation eine bestimmte Datei hat, die einfach nicht in Gang kommt. Das Team kann das nicht selbst erledigen und will es beschleunigen. Oder die Datei ist so groß, dass es mit Praktikanten alleine einfach nicht möglich ist. Aus motivierenden Gründen können Sie sich dann entscheiden, mit einem (globalen) Implementierungspartner oder Accelerator oder wie auch immer Sie es nennen möchten, zusammenzuarbeiten. Das Konzept einer solchen Party lautet: Wir übernehmen das Ganze für Sie und lösen es. Dann kommt eine ganze Reihe von Beratern vorbei — denken Sie schnell an zehn bis fünfzehn Personen oder eine ganze Menge mehr. Es gibt eine ganze Reihe von Parteien auf dem Markt, die daraus wirklich ein Angebot machen und die mehr oder weniger das als Geschäftsmodell haben. Die Zusammenarbeit mit einem solchen Implementierungspartner ist riskant, da die Interessen einer solchen Partei nicht mit denen von Ihnen als Kunde übereinstimmen. Wenn Sie das nicht sehr gut kontrollieren, führt das schnell zu Orientierungsverlust, hohen Kosten und einer negativen Atmosphäre. Mitarbeiter stehen am Spielfeldrand und können keine Ideen einbringen, weil Unterstützung nimmt ab.“

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Denken Sie nach, bevor Sie beginnen

Lidia: „Der Namenspartner deutet auf etwas anderes hin, aber genau das passiert. Ein solcher „Partner“ hat ein Interesse daran, nach dem freien Speicherplatz zu suchen und ihn so weit wie möglich selbst auszufüllen. Weil das zu Umsatz führt und das ist es, was diese Parteien anstreben. Darüber wurde bereits viel geforscht und geschrieben. Denken Sie an Bücher wie Der große Betrug und Wenn McKinsey in die Stadt kommt, eine tolle Lektüre, nicht nur für unter dem Weihnachtsbaum, aber auch am Strand oder im Gartenstuhl. Was Sie als Kunde hören, ist: Wir machen das, wir machen das, wir haben mehr Komplexität entdeckt, wir brauchen ein anderes Team, das müssen wir uns noch ansehen, und so weiter, und so weiter. Natürlich gibt es Situationen, in denen es notwendig sein kann, mit großen Teams von externen Parteien zusammenzuarbeiten. Wir sagen also nicht, tun Sie das nie, aber wir sagen: Es liegt an Ihnen, genau zu wissen, worauf Sie sich einlassen, und eine Reihe von Maßnahmen zu ergreifen, um sicherzustellen, dass Sie die Kontrolle behalten.“

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Das Problem bleibt dein Problem

„Wir verstehen es“, fügt Dolf hinzu. „Unternehmen wie diese haben einen Vorschlag von Ihnen, die Lösung ist bereits im Regal, setzen Sie sie einfach um, sodass Sie denken, Ihr Problem wird wie Schnee in der Sonne verschwinden, sobald sie da sind. Aber glauben Sie uns, Sie können Ihr Problem nicht an jemand anderen weitergeben. Das Problem gehört Ihnen und wird immer Ihnen gehören, und Sie müssen nur minimale Anstrengungen unternehmen, um es zu lösen. Und das Mindeste ist, nicht die wenigen Stunden pro Woche und den Rest dem Berater zu überlassen; das funktioniert einfach nicht, besonders wenn es um umfangreiche Fälle geht. Das sollte der Berater auch nicht akzeptieren. Gerade bei solchen Prozessen ist die Durchführung der Inbetriebnahme von entscheidender Bedeutung.“

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Konzentrieren Sie sich zunächst auf den Plan

„Schauen Sie sich zunächst die Art der Arbeit an“, fährt Dolf fort. „Ist es 'was'und das'wieist dir dein Plan noch nicht ganz klar? Dann fange einfach nicht an, große Teams mit externen Parteien an Bord zu holen. Natürlich fühlt es sich gut an, wenn jemand sagt, dass er Sie entlasten kann, aber Sie können die Datei an dieser Stelle einfach nicht auslagern. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Plan zuerst richtig durchdenken. Es ist am besten, ein kleines Team von externen Beratern den gesamten Prozess überwachen zu lassen, aber vor allem Ihre eigenen Mitarbeiter einzubeziehen. Stellen Sie sicher, dass Sie genau wissen, was Sie erreichen möchten, bevor Sie umfangreiche Hilfe in Anspruch nehmen.“

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Zwei Arten der Aufführung von Arbeit

„Wenn Ihr Plan klar ist und Sie in die Umsetzungsphase gehen, haben Sie zwei Geschmäcker“, fährt Lidia fort. „Erstens lässt sich die Arbeit relativ einfach in einer Anleitung beschreiben und es handelt sich im Wesentlichen um eine Aufgabe, die erfüllt werden muss. Dazu gehören die Überprüfung von Akten im Zusammenhang mit der Sozialleistungsaffäre, die Bewältigung der Erdbebenschäden in Groningen oder die Vollständigkeit und Ordnung der Kundenakten bei den Banken. Diese Art von Arbeit fällt eigentlich unter die Entsendung, obwohl sie in der Praxis oft als Beratung bezeichnet wird. Man kann es gut in Anleitungen festhalten, es erfordert einige Überlegungen, aber es ist nicht von Natur aus, dass es völlig aus dem Ruder laufen kann. Dafür ist es ausreichend definiert, wenn es richtig verwaltet wird, natürlich. Der zweite Vorgeschmack ist transformative Arbeit, wie etwa die Vereinheitlichung der Strukturen, Arbeitsprozesse und Rollen an verschiedenen Orten. Auch hier kannst du mit externen Parteien zusammenarbeiten, aber das erfordert deutlich mehr Engagement von dir selbst. Noch einmal: Gemeinsam ist hier das Schlüsselwort, wobei Ihre eigenen Leute eine wichtige Rolle spielen. Sie können das nicht einfach mit externen Parteien besetzen. Das funktioniert nicht; man kann das nicht komplett ‚auslagern'.“

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Der richtige Weg zur Verwaltung

Lidia: „Das hat auch ein bisschen damit zu tun, dass in diesen sich ändernden Situationen der Fokus auf Prozess und Verhalten liegt. Du kannst Inhalte aber trotzdem übersichtlich einrahmen, wobei es hauptsächlich um die zusätzlichen Hände geht. Aber wenn es um Veränderung geht, wird die Bedeutung von Prozessen und Verhalten stärker betont. Deshalb ist es unglaublich wichtig, den spezifischen Kontext einer Organisation zu kennen. Als externe Person kann man das nicht isoliert tun.“

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Kopf und Schwanz

„Genau“, stimmt Dolf zu. „Sehr schwarz auf weiß: Der Umgang mit einer Zulageakte hat einen Kopf und einen Schwanz. Man nimmt es in die Hand, macht alle möglichen inhaltlichen Dinge, zum Beispiel, dass der Betrag X ausgezahlt werden muss und dann ist es erledigt. Im anderen Fall hat es Auswirkungen auf die Art und Weise, wie ein Mitarbeiter arbeitet, und das setzt sich fort, auch wenn es sich um den externen Weg handelt. Sie ändern die Art der Organisation. Sie hat keinen Kopf und Schwanz, sondern ist dauerhaft Teil der Organisation. Vieles davon musst du selbst machen. Sie können externe Parteien hinzuziehen, aber es ist sehr wichtig, dass Sie selbst den Überblick behalten.“

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Qualitätssicherung

„Wenn Sie sich dafür entscheiden, eine so große Gruppe mit ins Boot zu holen, stellen Sie zumindest sicher, dass derjenige, der dieses Projekt leitet, nicht auch für diesen Club arbeitet“, schließt Lidia. „Das musst du selbst machen. Wenn Sie wirklich keine Zeit dafür haben, stellen Sie zumindest eine andere externe Person ein, deren Aufgabe ganz klar ist: Stellen Sie sicher, dass sie/er die Partei unter Kontrolle hält. Es ist auch wichtig, sicherzustellen, dass Sie die Arbeit dieser Parteien kontrollieren. Richten Sie also einen Qualitätssicherungsprozess ein. Wenn ich es zusammenfassen darf, kann die Zusammenarbeit mit wichtigen externen Partnern effektiv sein, vorausgesetzt, Sie tun es auf die richtige Weise. Stellen Sie sicher, dass Sie die Kontrolle behalten, Ihren Plan im Mittelpunkt haben und dass Ihre eigenen Mitarbeiter einbezogen werden. Nur so können Sie das richtige Gleichgewicht zwischen Entlastung und Kontrolle finden.“

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