Als organisatieadviseurs helpen we ondernemers regelmatig bij het realiseren van groei en het verbeteren van de schaalbaarheid van hun organisatie. Omdat we graag onze kennis en ervaring delen over effectief groeien, zijn we een artikelenreeks gestart over de 6 aandachtsgebieden voor effectieve groei onder scaleups. Daarbij putten we uit onze ervaring met het helpen van ondernemers en onze eigen ervaring met de groei van Summiteers. In dit artikel over processen gaan we uitgebreider in op aandachtsgebied ‘De machine’. Over processen verbeteren bij scaleups spreken we Paul van Bekkum, één van de oprichters van Summiteers.

‍

De 6 aandachtsgebieden voor effectieve groei

In het vorige artikel van deze serie namen we je mee in het belang van een goed plan. Daarin hadden we het over de grote knoppen waar je de komende tijd aan wilt draaien. Nu kan het zijn dat het verbeteren van (werk)processen een van die grote aandachtspunten is. In dit artikel leggen we daarom uit dat het inregelen van goede processen niet alleen iets is voor corporates, maar betogen we juist dat procesverbetering één van de belangrijke pilaren is voor effectieve groei voor scaleups. Het gaat immers in de basis om het snel kunnen overdragen van kennis aan nieuwe mensen: ’Zo doen we de dingen hier.’

"Wanneer je dat niet (goed) doet kun je bijvoorbeeld nieuw getalenteerd personeel niet goed inwerken, gaan er mensen weg, moet je alles weer opnieuw uitleggen, gaat al je investering op werving en selectie verloren, enzovoort. En juist daar heb je geen tijd voor!" geeft Paul aan.

Mocht je enige aversie voelen bij het woord ‘processen’ dan ben je absoluut in goed gezelschap. Want dingen formeel vastleggen? Daar zijn startups vaak wars van. "Terwijl kernprocessen juist belangrijk worden naarmate je groeit. Hoe halen we iemand aan boord, hoe verwerken we een nieuwe order, hoe voegen we een nieuwe softwaregebruiker toe? Door met een procesmatige blik hiernaar te kijken, geef je een kop en staart aan alle activiteiten", aldus Van Bekkum. "Zo bewaar je het overzicht, kun je nieuwe mensen beter inwerken en sneller verbeteringen identificeren en communiceren. Hoe soepeler de machine loopt, des te makkelijker je kunt schalen."

‍

Wanneer zet je processen in?

Voor scaleups is het allereerst belangrijk om te realiseren dat de manier van werken verandert wanneer je gaat groeien. Een startup werkt vaak projectmatig en experimenteel, omdat ze nog op zoek zijn naar wat werkt. Dat projectmatige werken doe je als je iets unieks doet, het heeft een kop en een staart, je moet telkens goed van te voren na denken hoe je het aan gaat pakken en het belangrijkste: je doet het vaak maar één keer.

Als je vervolgens als startup je focus gevonden hebt, kom je in de fase dat er heel veel taken zijn waarvan je weet: deze werkwijze gaan we heel vaak herhalen, want dit werkt. En juist bij die herhalende taken zet je procesbeschrijving en verbetering in. "Scaleups die effectief willen zijn en weinig tijd hebben moeten juist processen aan gaan pakken. Juist als je iets heel vaak moet doen, zoals het onboarden van een nieuwe medewerker of een nieuwe klant, dan verspil je naarmate je groeit te veel tijd en energie als je elke keer weer opnieuw gaat bedenken hoe je dat aan gaat pakken" legt Paul uit.

Wanneer je processen gaat beschrijven voor repetitieve taken wordt je machine efficiënter en effectiever en ga je slimmer om met resources. Ook zullen dingen werken zoals je het bedacht hebt, kun je risico’s binnen die processen steeds verder beperken en zorgt het er vooral voor dat je zaken makkelijk kunt overdragen aan anderen. "Het feit dat je iets op papier zet en dat iedereen weet: zo doen we dat hier, dát maakt je organisatie schaalbaar" bekrachtigd Paul.

‍

Vier proces tips voor de gezonde groei van scaleups

Wanneer je met processen aan de slag gaat kun je waarschijnlijk wel wat handvatten gebruiken. Daarom hebben we vier concrete tips om te beginnen met procesmatig(er) werken. En het beschrijven van processen is uiteraard geen doel op zich, maar een middel om je schaalbaarheid te verbeteren. En goed prioriteren waar je start helpt daarbij.

1. Kijk eerst waar het repetitieve werk toeneemt

Bedenk eerst, wat zijn hoogfrequente activiteiten? En waar neemt het repetitieve werk sterk toe als we groeien? Breng die taken goed in kaart zodat het voor iedereen duidelijk is hoe je die het best kunt uitvoeren. En zorg dat die informatie makkelijk over te dragen is. "Als het onboarden van klanten of uitzendkrachten ontploft, pak je dat eerst aan. Maar stel je verwacht door groei veel meer calls in je helpdesk, moet je daar misschien eerst aandacht aan besteden" zegt Paul.

Bij Summiteers zat het knelpunt een tijdje bij werving en selectie. "We spraken bijvoorbeeld heel veel sollicitanten, maar wie die sollicitant sprak was afhankelijk van waar onze office manager willekeurig tijd vond in de agenda. Daardoor was de volgorde waarin diverse collega’s een sollicitant spraken, niet altijd goed doordacht. Nu hebben we daar heldere richtlijnen voor opgesteld. Zo zitten de meest drukbezette collega’s, achteraan in het proces, waardoor de kans groot is dat we de kandidaten die zij spreken ook daadwerkelijk een aanbod doen" vertelt Paul. Dat zijn kleine aanpassingen die je in een proces kunt verbeteren, waardoor je beter om kunt gaan met schaarse resources.

2. Maak het niet te zwaar - verbeter een proces in drie eenvoudige stappen

Bij het vastleggen van processen wordt al snel een voorstelling gemaakt van een dik boekwerk wat ergens in de la verdwijnt, en het beeld van een toezichthouder die uiteindelijk moet concluderen dat het in het echt helemaal anders gaat. "Juist dat werkt niet. Processen documenteren heeft geen vormvereiste, het hoeft niet opgeslagen in een tool, maar schrijf het op zoals het bij jouw organisatie past" zegt Paul. Schrijf dus het minimale op, pak eerst één belangrijk proces beet en volg in deze stappen:‍

   a. Pak een proces en denk in een meeting van één tot anderhalf uur uit hoe je zou willen dat het werkt

• Hoe begint het proces (wat is de trigger)?
• Welke activiteiten doorloop je altijd? Welke activiteiten zijn optioneel en op basis van welke criteria?
• Noteer voor iedere activiteit: Wat is de input (hoe begint het)? Welke handelingen worden verricht? Wat is de output?

   b. Leg aan alle betrokkenen uit hoe het werkt

   c. Zorg dat je de werkwijze onderhoudt en periodiek evalueert

Zo simpel kan het zijn. "Het gaat niet om het vastleggen, het gaat om het voorschrijven en om het voor te kunnen schrijven moet je het vast leggen" concludeert Paul. "Bij Summiteers hebben we bijvoorbeeld ‘het grote boek’, waarin we onze kennisoverdracht regelen (bijv. ‘hoe ontwikkelen we onze mensen?’). Iedere pagina in het boek heeft een eigenaar. De eigenaar zorgt dat de processen op de pagina up-to-date blijven. Die pagina’s veranderen we regelmatig. We schrijven het dus niet op om het in beton te gieten, maar als middel om iedereen in het bedrijf op de hoogte te kunnen houden over ‘hoe we de dingen hier doen’."

3. Test het proces met grotere aantallen

Wanneer je daadwerkelijk streeft naar schalen met grote volumes, is het essentieel om het proces te testen op schaalbaarheid voor de lange termijn. "Vraag jezelf af: als het volume met factor 10 of 100 toeneemt, werkt het proces dan nog steeds? Dat maakt dat je processen de groei bij kunnen benen" zegt Paul. We hebben bij Summiteers bijvoorbeeld nu wel eens de onboarding van 3-4 mensen tegelijk, maar als het om 10 of 15 mensen gaat werkt hetzelfde proces niet meer. "Mensen sturen nu een cv, schrijven een brief, dan doen we een gesprek, dan een assessment, dan nog een gesprek en zo verder. Als dit proces keer 100 zou gaan, dan zou je mogelijk beginnen met het assessment en alleen wie er door gaan willen spreken, anders is het niet te doen. Dan moet je dus andere keuzes maken."

4. Geef het goede voorbeeld en deel verantwoordelijkheid

Het uitvoeren van processen vraagt om discipline. Als het MT of de oprichters zich niet aan de procedures houden, doet niemand dat. Als leider is het daarom belangrijk om het goede voorbeeld te geven. "Verlang dus niet alleen van anderen dat ze volgens de regels werken, maar laat zelf zien hoe het moet" zegt Paul. Daarentegen moet het niet te veel gaan over het top-down voorschrijven van regels, maar gaat het erom dat je samen met de mensen die precies weten hoe de dingen werken om tafel gaat. Zorg voor een sterke buy-in van collega’s. Het luisteren naar collega’s die iedere dag volgens de processen werken geeft belangrijke inzichten in hoe het ervoor staat en wat er beter kan. Op de ‘vloer’ weten ze vaak veel beter waar het beter kan en waar de frictie zit. "Geef iemand binnen dat proces ook eigenaarschap en het mandaat om de werkwijze te verbeteren en de werkinstructies bij te werken" adviseert Paul.

‍

Meer weten over de uitdagingen van effectief groeien?

In onze volgende artikelen van deze reeks gaan we in op de volgende vier aandachtsgebieden om effectief te kunnen groeien. In de volgende editie lees je meer over ‘De organisatie’, waarin we bespreken hoe je rol als founder ingrijpend kan veranderen wanneer je gaat opschalen en hoe je organisatiestructuur moet formaliseren of veranderen om effectieve groei mogelijk te maken.

Het zesdelige model waar deze artikelreeks op gebaseerd is vloeit voort uit de door Summiteers ontwikkelde scaleup organisatiescan. De scaleup organisatiescan helpt bedrijven uitzoomen, snel de vinger op mogelijke pijnpunten te leggen en eventueel ruis tussen oprichters en de organisatie aan het licht te brengen. Mocht je van gedachten willen wisselen over jouw uitdagingen om effectief te groeien of te verkennen of de organisatiescan interessant is voor jou, neem dan vooral even contact op met Paul of Casper.

Natuurlijk kun je ook met ons in contact komen via LinkedIn en onze website.

‍