Als Organisationsberater helfen wir Unternehmern regelmäßig dabei, Wachstum zu erzielen und die Skalierbarkeit ihrer Organisation zu verbessern. Da wir unser Wissen und unsere Erfahrung über effektives Wachstum weitergeben möchten, haben wir eine Artikelserie über die 6 Schwerpunktbereiche für effektives Wachstum bei Scaleups gestartet. Darüber hinaus stützen wir uns auf unsere Erfahrung in der Unterstützung von Unternehmern und auf unsere eigenen Erfahrungen mit dem Wachstum von Summiteers. In diesem Artikel über Prozesse werden wir den Schwerpunktbereich „Die Maschine“ ausführlicher behandeln. Wir sprechen über die Verbesserung von Prozessen in Scale-ups. Paul van Bekkum, einer der Gründer von Summiteers.

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Die 6 Schwerpunktbereiche für effektives Wachstum

Im vorherigen Artikel dieser Serie haben wir Sie in die Wichtigkeit eines guten Plans. Darin haben wir über die großen Knöpfe gesprochen, an die Sie sich in naher Zukunft wenden möchten. Nun könnte es sein, dass die Verbesserung von (Arbeits-) Prozessen eines dieser Hauptanliegen ist. In diesem Artikel erklären wir daher, dass die Einrichtung guter Prozesse nicht nur etwas für Unternehmen ist, sondern argumentieren vielmehr, dass die Prozessverbesserung eine der wichtigsten Säulen für effektives Wachstum bei Scaleups ist. Schließlich geht es im Grunde darum, Wissen schnell an neue Leute weitergeben zu können: „So machen wir die Dinge hier.“

„Wenn Sie das zum Beispiel nicht (gut) machen, werden Sie nicht in der Lage sein, neue talentierte Mitarbeiter richtig auszubilden, die Leute werden gehen, Sie müssen alles noch einmal erklären, all Ihre Investitionen in Rekrutierung und Auswahl gehen verloren und so weiter. Und genau dafür haben Sie keine Zeit!“ sagt Paul.

Wenn Sie eine Abneigung gegen das Wort „Prozesse“ verspüren, sind Sie auf jeden Fall in guter Gesellschaft. Weil Dinge förmlich aufgenommen werden? Startups sind dem oft abgeneigt. „Während Kernprozesse tatsächlich wichtig werden, wenn man wächst. Wie holen wir jemanden an Bord, wie bearbeiten wir eine neue Bestellung, wie fügen wir einen neuen Softwarenutzer hinzu? Wenn Sie das aus einer prozessbasierten Perspektive betrachten, geben Sie allen Aktivitäten einen Überblick „, sagt Van Bekkum. „Auf diese Weise behalten Sie den Überblick, können neue Mitarbeiter besser schulen und Verbesserungen erkennen und diese schneller kommunizieren. Je reibungsloser die Maschine läuft, desto einfacher ist sie zu skalieren.“

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Wann verwenden Sie Prozesse?

Bei Scaleups ist es zunächst wichtig zu erkennen, dass sich die Arbeitsweise mit dem Wachstum ändert. Ein Startup arbeitet oft auf Projektbasis und experimentell, weil es immer noch nach dem sucht, was funktioniert. Du machst diese projektbasierte Arbeit, wenn du etwas Einzigartiges machst, es hat einen Kopf und einen Schwanz, du musst dir im Voraus immer genau überlegen, wie du das angehen willst und vor allem: du machst es oft nur einmal.

Hast du dann deinen Fokus als Startup gefunden, kommst du in die Phase, in der es viele Aufgaben gibt, von denen du dich auskennst: Wir werden diese Methode sehr oft wiederholen, weil sie funktioniert. Und genau wenn es um diese sich wiederholenden Aufgaben geht, verwenden Sie die Prozessbeschreibung und -verbesserung. „Scaleups, die effektiv sein wollen und wenig Zeit haben, sollten eigentlich Prozesse in Angriff nehmen. Vor allem, wenn Sie sehr oft etwas tun müssen, wie zum Beispiel einen neuen Mitarbeiter oder Kunden, dann verschwenden Sie mit zunehmendem Wachstum zu viel Zeit und Energie damit, immer wieder herauszufinden, wie das geht „, erklärt Paul.

Wenn Sie Prozesse für sich wiederholende Aufgaben beschreiben, wird Ihre Maschine effizienter und effektiver und Sie nutzen Ressourcen intelligenter. Die Dinge werden auch so funktionieren, wie Sie es sich vorgestellt haben. Sie können die Risiken innerhalb dieser Prozesse weiter einschränken und vor allem wird sichergestellt, dass Sie Dinge problemlos auf andere übertragen können. „Die Tatsache, dass Sie etwas zu Papier bringen und dass jeder weiß: So machen wir das hier, das macht Ihr Unternehmen skalierbar“, bestätigt Paul.

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Vier Prozesstipps für ein gesundes Wachstum von Scaleups

Wenn Sie anfangen, mit Prozessen zu arbeiten, können Sie wahrscheinlich einige Tools verwenden. Deshalb haben wir vier konkrete Tipps für Sie, wie Sie anfangen können, prozessorientiert zu arbeiten. Und natürlich ist die Beschreibung von Prozessen kein Selbstzweck, sondern ein Mittel zur Verbesserung Ihrer Skalierbarkeit. Und dabei hilft es, Prioritäten zu setzen, wo Sie beginnen.

1. Sehen Sie zunächst, wo die sich wiederholende Arbeit zunimmt

Überlegen Sie sich zunächst, was Hochfrequenzaktivitäten sind? Und wo nimmt die sich wiederholende Arbeit deutlich zu, wenn wir wachsen? Ordnen Sie diese Aufgaben sorgfältig zu, damit jeder weiß, wie sie am besten ausgeführt werden können. Und stellen Sie sicher, dass Informationen einfach zu übertragen sind. „Wenn das Onboarding von Kunden oder Zeitarbeitskräften explosionsartig zunimmt, sollten Sie das zuerst in Angriff nehmen. Wenn Sie jedoch aufgrund des Wachstums mit viel mehr Anrufen in Ihrem Helpdesk rechnen, müssen Sie diese möglicherweise zuerst beachten „, sagt Paul.

Bei Summiteers bestand der Engpass eine Zeit lang in der Rekrutierung und Auswahl. „Wir haben zum Beispiel mit vielen Bewerbern gesprochen, aber wer mit dem Bewerber gesprochen hat, hing davon ab, an welcher Stelle der Tagesordnung unser Büroleiter nach dem Zufallsprinzip Zeit fand. Daher war die Reihenfolge, in der verschiedene Kollegen mit einem Bewerber sprachen, nicht immer gut durchdacht. Jetzt haben wir dafür klare Richtlinien ausgearbeitet. Zum Beispiel befinden sich die am stärksten beschäftigten Kollegen am Ende des Prozesses, sodass die Wahrscheinlichkeit groß ist, dass wir den Kandidaten, mit denen sie sprechen, tatsächlich ein Angebot unterbreiten werden „, sagt Paul. Das sind kleine Anpassungen, die Sie in einem Prozess verbessern können, sodass Sie besser mit knappen Ressourcen umgehen können.

2. Machen Sie es nicht zu schwer — verbessern Sie einen Prozess in drei einfachen Schritten

Bei der Aufzeichnung von Vorgängen kann man sich schnell ein dickes Buch vorstellen, das irgendwo in der Schublade verschwindet, und das Bild eines Vorgesetzten, der letztlich zu dem Schluss kommen muss, dass die Dinge im echten Leben ganz anders sind. „Genau das funktioniert nicht. Die Dokumentation von Prozessen hat keine formalen Anforderungen, sie muss nicht in einem Tool gespeichert werden, aber schreiben Sie sie auf, so wie es zu Ihrer Organisation passt „, sagt Paul. Schreiben Sie also das Minimum auf, gehen Sie zuerst einen wichtigen Prozess an und folgen Sie diesen Schritten:‍

a. Packen Sie einen Prozess ein und überlegen Sie in einem ein- bis eineinhalbstündigen Meeting, wie er funktionieren soll

• Wie beginnt der Prozess (was ist der Auslöser)?
• Welche Aktivitäten machst du immer durch? Welche Aktivitäten sind optional und basieren auf welchen Kriterien?
• Beachten Sie für jede Aktivität: Was ist die Eingabe (wie fängt sie an)? Welche Aktionen werden ausgeführt? Was ist die Ausgabe?

b. Erkläre allen Beteiligten, wie es funktioniert

c. Stellen Sie sicher, dass Sie die Arbeitsmethode beibehalten und evaluieren Sie sie regelmäßig

So einfach kann es sein. „Es geht nicht ums Aufnehmen, es geht darum, etwas zu verschreiben, und um es zu verschreiben, muss man es aufnehmen“, schließt Paul. „Bei Summiteers haben wir zum Beispiel das ‚große Buch', in dem wir unseren Wissenstransfer regulieren (z. B. ‚Wie entwickeln wir unsere Mitarbeiter? '). Jede Seite im Buch hat einen Besitzer. Der Besitzer stellt sicher, dass die Prozesse auf der Seite auf dem neuesten Stand bleiben. Wir ändern diese Seiten regelmäßig. Wir schreiben es also nicht auf, um es zu konkretisieren, sondern um alle im Unternehmen darüber auf dem Laufenden zu halten, „wie wir die Dinge hier machen“.

3. Testen Sie den Vorgang mit größeren Zahlen

Wenn Sie tatsächlich eine Skalierung mit großen Volumina anstreben, ist es wichtig, den Prozess auf langfristige Skalierbarkeit zu testen. „Fragen Sie sich: Wenn sich das Volumen um den Faktor 10 oder 100 erhöht, funktioniert der Prozess dann immer noch? Das bedeutet, dass Ihre Prozesse mit dem Wachstum Schritt halten können „, sagt Paul. Bei Summiteers zum Beispiel binden wir jetzt manchmal 3-4 Personen gleichzeitig ein, aber wenn es um 10 oder 15 Personen geht, funktioniert derselbe Prozess nicht mehr. „Die Leute schicken jetzt einen Lebenslauf, schreiben einen Brief, dann führen wir ein Interview, dann eine Bewertung, dann ein weiteres Interview und so weiter. Wenn dieser Prozess 100 mal dauern würde, könnten Sie mit dem Assessment beginnen und nur diejenigen, die es durchgemacht haben, würden das Wort ergreifen wollen, sonst wäre das nicht machbar. Man muss also andere Entscheidungen treffen.“

4. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und teilen Sie Verantwortung

Die Ausführung von Prozessen erfordert Disziplin. Wenn das MT oder die Gründer die Verfahren nicht einhalten, tut es niemand. Als Führungskraft ist es daher wichtig, mit gutem Beispiel voranzugehen. „Erwarten Sie also nicht einfach, dass andere sich an die Regeln halten, sondern zeigen Sie ihnen, wie Sie das für sich selbst tun können“, sagt Paul. Andererseits sollte es nicht zu sehr darum gehen, Regeln von oben nach unten vorzuschreiben, sondern darum, sich mit den Leuten zusammenzusetzen, die genau wissen, wie die Dinge funktionieren. Sorgen Sie für eine starke Zustimmung der Kollegen. Wenn Sie den Kollegen zuhören, die jeden Tag nach den Prozessen arbeiten, erhalten Sie wichtige Erkenntnisse darüber, wie die Dinge laufen und was verbessert werden kann. Auf dem „Boden“ wissen sie oft viel besser, wo die Dinge besser sein könnten und wo die Reibung liegt. „Geben Sie auch jemandem, der an diesem Prozess beteiligt ist, die Verantwortung und das Mandat, seine Arbeitsweise zu verbessern und die Arbeitsanweisungen zu aktualisieren“, rät Paul.

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Möchten Sie mehr über die Herausforderungen eines effektiven Wachstums erfahren?

In unseren nächsten Artikeln dieser Reihe werden wir die folgenden vier Schwerpunktbereiche für effektives Wachstum erörtern. In der nächsten Ausgabe werden Sie mehr über „The Organization“ lesen. Dort besprechen wir, wie sich Ihre Rolle als Gründer dramatisch verändern kann, wenn Sie skalieren, und wie Sie Ihre Organisationsstruktur formalisieren oder ändern sollten, um effektives Wachstum zu ermöglichen.

Das sechsteilige Modell, auf dem diese Artikelserie basiert, basiert auf Ergebnissen des von Summiteers entwickelten Scale-up-Organisationsscans. Der Scale-up-Organisationsscan hilft Unternehmen dabei, herauszuzoomen, mögliche Schwachstellen schnell zu identifizieren und Unklarheiten zwischen Gründern und der Organisation aufzudecken. Wenn Sie sich über Ihre Herausforderungen austauschen möchten, um effektiv zu wachsen, oder herausfinden möchten, ob der Organisationsscan für Sie interessant ist, wenden Sie sich bitte an Paul ob Kasper.

Natürlich können Sie sich auch mit uns in Verbindung setzen über LinkedIn und unsere Webseite.

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