Het is soms best een uitdaging: een balans vinden tussen tijd voor je klanten en tijd besteden aan interne projecten. Vooral het laatste dreigt door drukte nogal eens naar de achtergrond te verdwijnen. En dat terwijl het bijdraagt aan de ontwikkeling van je organisatie en mensen het leuk vinden om te doen. Onze ervaring in een notendop: geef iedereen de ruimte om bij te dragen aan interne projecten, opgedeeld in duidelijk afgebakende en behapbare brokken. In dit artikel lees je hoe we dat bij Summiteers doen.
‍

Onze maandelijkse teammeeting: De ROTS

Na een aantal jaar doordacht experimenteren, hebben onze interne projecten inmiddels een behoorlijk korte doorlooptijd. Dat is voor een belangrijk deel dankzij de vorm die we hebben gevonden voor onze maandelijkse teammeeting: de ‘ROTS’. ROTS is een afkorting voor ROpe Team Summiteers en staat voor een groep bergbeklimmers die aan elkaar zijn verbonden met een veiligheidstouw. Dat vonden we een passende term voor onze manier van werken, omdat ons hele team maandelijks samenkomt om de interne projecten te bespreken en die vervolgens in groepjes uit te voeren. Daarnaast is de ROTS onderdeel van een agile systeem, waarin we de interne projecten organiseren en prioriteren. Hier komen we zo nog op terug.

We nemen echt de tijd voor de ROTS, wat doorgaans neerkomt op een hele middag. We vinden het belangrijk dat het – naast een relevant inhoudelijk programma – een leuke middag is waar iedereen bij wil zijn. Daarom bespreken we vaak casuïstiek, nodigen we soms een spreker uit en is er ruimte voor luchtigheid. Zo is er elke maand een ‘verkiezing’ voor de ‘f*ck up of the month' trofee die altijd wordt gewonnen door iemand die een leerzame uitglijder heeft gemaakt.

Maandelijks een hele middag vrijhouden met alle Summiteers, is natuurlijk kostbare tijd die we goed willen besteden. Daarom is er een facilitator die in aanloop naar de ROTS kritisch toeziet op een goed voorbereid programma dat voor iedereen inhoudelijk relevant is. Dat gebeurt in samenspraak met het hele team, waarbij iedereen zich van tevoren inleest. Ook tijdens de ROTS zit de facilitator strak op de tijd, zodat iedereen op hoofdlijnen wordt bijgepraat. Dat doen we in de vorm van korte demo’s, waarin highlights worden aangestipt, vragen gesteld kunnen worden en de mening van de groep wordt opgehaald.

Bij het laatste agendapunt verdelen we onze gezamenlijke tijd over de interne projecten. We staan dan kort stil bij elk project, waarbij iedereen de kans heeft om zich voor de volgende maand bij een project aan te sluiten. Inmiddels lukt dat in een rap tempo, dankzij de inhoudelijke voorbereiding van de projecteigenaren. Dit voorkomt dat we nog plenair inhoudelijke discussies moeten voeren.
‍

Ons agile systeem voor interne projecten

Om het werk vlot te kunnen verdelen en te zorgen dat het werk behapbaar en uitvoerbaar blijft, is het belangrijk om daar een goed werkend proces voor te hebben.

Hoewel we aanvankelijk geneigd waren om grote planningen te maken, werken we inmiddels met sprints van één maand vanuit een agile werkwijze. Hierdoor delen we het werk op in overzichtelijke sub-projecten waaraan we onze beschikbare uren kunnen besteden. We merken dat dit de focus en het plezier tijdens een intern project veel beter vasthoudt.

De aanpak bestaat uit drie stappen die we maandelijks doorlopen.

1. Het definiëren van projecten in behapbare brokken werk (PBI’s)

2. Het prioriteren & inventariseren van beschikbare tijd

3. Het delen van uitkomsten van afgeronde PBI’s en verdelen van nieuwe PBI’s

‍

1. Het definiëren van projecten in behapbare brokken werk

Elk groot project – een EPIC – heeft een projecteigenaar die in eerste instantie een visie vormt op het project, in afstemming met één partner van Summiteers die als sponsor fungeert. Daarnaast deelt de projecteigenaar het project op in PBI’s en is verantwoordelijk voor het bijhouden van wijzigingen en de prioritering in de backlog. PBI’s hebben daarbij een duidelijk doel, een juiste tijdsinschatting en een heldere 'definition of done’. Een EPIC kan door iedereen worden geïnitieerd. Daarmee is er zowel de vrijheid om nieuwe initiatieven te starten en kunnen onze partners sturen op de bredere koers van de organisatie.

2. Het prioriteren & inventariseren van beschikbare tijd

In voorbereiding op de ROTS worden alle PBI’s onderling geprioriteerd door een van de partners, zodat deze in volgorde van toegevoegde waarde klaar staan om te worden verdeeld over de beschikbare tijd van alle Summiteers. Verder geeft iedereen vooraf de beschikbare tijd op, wat het verdelen van de interne projecten tijdens de ROTS enorm versnelt.

3. Het delen van uitkomsten van afgeronde PBI’s en verdelen van nieuwe PBI’s

Tijdens de ROTS delen we de highlights van afgeronde PBI’s in een korte demo. Door het maandelijks betrekken van de groep ontstaat de mogelijkheid om kort cyclisch de denkkracht van de groep te gebruiken, een project verder vorm te geven en eventueel bij te sturen. Daarnaast is er veel afwisseling van interne projecten, omdat we elke maand opnieuw kiezen waaraan we werken.
‍

Waarom het werkt voor ons

De ROTS en onze daarmee samenhangende agile werkwijze vormen een aanpak die onze interne projecten overzichtelijk en behapbaar maken. Zo kunnen we snel en kort cyclisch werken met veel ruimte voor eigen inbreng en afwisseling. Dit maakt dat we elke maand met veel plezier stapje voor stapje verder bouwen aan Summiteers, naast het werk voor onze klanten. We hebben daarmee een effectief groepsproces ontwikkeld dat bijdraagt aan interne samenwerking, enthousiasme en waardering van de hele groep. Kortom, voor ons is het werken aan interne projecten ‘heilig’ en met de ROTS kunnen we dat ook blijven doen.

‍