Es ist manchmal eine ziemliche Herausforderung: ein Gleichgewicht zwischen Zeit für Ihre Kunden und Zeit für interne Projekte zu finden. Vor allem Letzteres droht aufgrund der Hektik oft in den Hintergrund zu treten. Und das, obwohl es zur Entwicklung Ihrer Organisation beiträgt und die Menschen Spaß daran haben. Unsere Erfahrung auf den Punkt gebracht: Geben Sie jedem die Möglichkeit, zu internen Projekten beizutragen, die in klar definierte und überschaubare Teile aufgeteilt sind. In diesem Artikel erfährst du, wie wir das bei Summiteers machen.
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Unser monatliches Teamtreffen: The ROTS

Nach einigen Jahren durchdachter Experimente haben unsere internen Projekte jetzt eine relativ kurze Vorlaufzeit. Das ist vor allem dem Format zu verdanken, das wir für unser monatliches Teammeeting gefunden haben: dem „ROTS“. ROTS ist eine Abkürzung für ROpe TMannschaft SGipfelstürmer und steht für eine Gruppe von Bergsteigern, die mit einem Sicherungsseil miteinander verbunden sind. Wir dachten, das wäre ein passender Begriff für unsere Arbeitsweise, denn unser gesamtes Team trifft sich jeden Monat, um interne Projekte zu besprechen und sie dann in Gruppen durchzuführen. Darüber hinaus ist das ROTS Teil eines agilen Systems, in dem wir interne Projekte organisieren und priorisieren. Wir werden gleich darauf zurückkommen.

Wir nehmen uns wirklich Zeit für die ROTS, was normalerweise einen ganzen Nachmittag ausmacht. Wir finden es wichtig, dass es — zusätzlich zu einem relevanten Inhaltsprogramm — ein unterhaltsamer Nachmittag ist, an dem alle teilnehmen möchten. Deshalb besprechen wir oft Fallstudien, laden manchmal einen Redner ein und es gibt Raum für Leichtigkeit. Jeden Monat gibt es zum Beispiel eine „Wahl“ für die Trophäe „Verdammter des Monats“, die immer von jemandem gewonnen wird, der einen pädagogischen Ausrutscher gemacht hat.

Jeden Monat einen ganzen Nachmittag mit allen Summiteers zur freien Verfügung zu haben, ist natürlich wertvolle Zeit, die wir gut verbringen wollen. Deshalb gibt es im Vorfeld des ROTS einen Moderator, der ein gut vorbereitetes Programm, das inhaltlich für alle relevant ist, kritisch begleitet. Dies erfolgt in Absprache mit dem gesamten Team, wobei jeder im Voraus liest. Der Moderator ist auch während des ROTS sehr pünktlich, sodass alle über die Hauptlinien auf dem Laufenden sind. Wir tun dies in Form von kurzen Demos, in denen die Highlights hervorgehoben werden, Fragen gestellt werden können und die Meinung der Gruppe eingeholt wird.

Beim letzten Tagesordnungspunkt teilen wir unsere gemeinsame Zeit auf die internen Projekte auf. Anschließend werden wir jedes Projekt kurz überprüfen, wobei jeder die Möglichkeit hat, vor dem nächsten Monat an einem Projekt teilzunehmen. Dies ist jetzt dank der inhaltlichen Vorbereitung der Projekteigentümer in rasantem Tempo möglich. Dies verhindert, dass wir im Plenum inhaltliche Diskussionen führen müssen.
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Unser agiles System für interne Projekte

Um die Arbeit reibungslos verteilen zu können und sicherzustellen, dass die Arbeit überschaubar und machbar bleibt, ist es wichtig, dafür einen gut funktionierenden Prozess zu haben.

Obwohl wir ursprünglich dazu neigten, große Pläne zu schmieden, arbeiten wir jetzt mit einmonatigen Sprints und verwenden dabei einen agilen Ansatz. Daher teilen wir die Arbeit in gut organisierte Teilprojekte auf, in denen wir unsere verfügbaren Stunden verbringen können. Wir stellen fest, dass dadurch der Fokus und der Spaß bei einem internen Projekt viel besser bleiben.

Der Ansatz besteht aus drei Schritten, die wir jeden Monat durchlaufen.

1. Definition von Projekten in überschaubare Arbeitsblöcke (PBIs)

2. Priorisierung und Inventarisierung der verfügbaren Zeit

3. Weitergabe der Ergebnisse abgeschlossener PBIs und Verteilung neuer PBIs

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1. Definition von Projekten in überschaubare Arbeitsbereiche

Jedes Großprojekt — ein EPIC — hat einen Projekteigentümer, der in Abstimmung mit einem Summiteers-Partner, der als Sponsor fungiert, zunächst eine Vision für das Projekt formuliert. Darüber hinaus unterteilt der Projekteigentümer das Projekt in PBIs und ist dafür verantwortlich, den Überblick über Änderungen zu behalten und den Backlog zu priorisieren. Dabei haben PBIs ein klares Ziel, eine korrekte Zeitschätzung und eine klare „Definition von erledigt“. Ein EPIC kann von jedem initiiert werden. Das bedeutet, dass wir sowohl die Freiheit haben, neue Initiativen zu starten, als auch, dass unsere Partner den weiteren Kurs der Organisation steuern können.

2. Priorisierung und Inventarisierung der verfügbaren Zeit

In Vorbereitung auf das ROTS werden alle PBIs von einem der Partner gegenseitig priorisiert, sodass sie in der Reihenfolge ihres Mehrwerts bereit sind, über die verfügbare Zeit aller Gipfelteilnehmer verteilt zu werden. Darüber hinaus gibt jeder die verfügbare Zeit im Voraus an, was die Verteilung interner Projekte während des ROTS erheblich beschleunigt.

3. Weitergabe der Ergebnisse abgeschlossener PBIs und Verteilung neuer PBIs

Während der ROTS stellen wir die Highlights abgeschlossener PBIs in einer kurzen Demo vor. Durch die monatliche Einbindung der Gruppe ist es möglich, das Denkvermögen der Gruppe für kurze Zeit zyklisch einzusetzen, um ein Projekt weiter zu gestalten und möglicherweise Anpassungen vorzunehmen. Darüber hinaus gibt es viel Abwechslung bei internen Projekten, da wir jeden Monat auswählen, woran wir arbeiten möchten.
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Warum es bei uns funktioniert

Das ROTS und unsere damit verbundene agile Arbeitsweise bilden einen Ansatz, der unsere internen Projekte organisiert und überschaubar macht. Auf diese Weise können wir zyklisch, schnell und kurz arbeiten und bieten viel Raum für persönlichen Input und Abwechslung. Das bedeutet, dass es uns Spaß macht, jeden Monat Schritt für Schritt Summiteers aufzubauen und nicht nur für unsere Kunden zu arbeiten. Dabei haben wir einen effektiven Gruppenprozess entwickelt, der zur internen Zusammenarbeit, Begeisterung und Wertschätzung der gesamten Gruppe beiträgt. Kurzum, für uns ist die Arbeit an internen Projekten 'heilig' und mit den ROTS können wir das auch weiterhin tun.

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