In drie stappen naar een datagedreven organisatie - Stap 3: het uitvoeren van de strategie voor datagedreven werken - Enkele tips van Jurre van Gool

De wens om meer datagedreven te gaan werken is niet verwonderlijk. Er is veel data beschikbaar voor organisaties en datagedreven werken leidt tot realisatie van meer toegevoegde waarde. Om hier echt succesvol in te zijn, is het belangrijk dat de hele organisatie hierin meegaat, op basis van een heldere visie. Vervolgens vertaal je deze visie in een strategie. In de vorige artikelen las je hoe je een visie datagedreven werken opstelt en hoe je deze visie vertaalt naar een strategie. In dit laatste deel lees je drie tips voor de meest cruciale fase: hoe voer je deze strategie voor datagedreven werken daadwerkelijk uit?

‍

Datagedreven werken is mensenwerk

Datagedreven werken is nooit het doel. We stellen organisaties vragen als: “Welke toegevoegde waarde wil je hiermee realiseren? Wat levert het op en voor wie?” Summiteer Jurre van Gool heeft expertise op het gebied van datagedreven werken. Wat is zijn visie op dit onderwerp? Hoe draagt Jurre hiermee bij aan het creëren van toegevoegde waarde voor organisaties?

“Organisaties helpen ontwikkelen, mét oog voor gedragsverandering en aandacht voor de mens. Daar is Summiteers in mijn optiek heel goed in! De aandacht voor de mens trekt mij aan in de propositie van Summiteers. Dit vind ik persoonlijk ook heel belangrijk bij organisatietransformaties op het gebied van datagedreven werken. Dáár wordt in mijn ervaring het verschil gemaakt.”

‍

De drie stappen naar een datagedreven organisatie

Wanneer wij organisaties verder helpen ontwikkelen op het gebied van datagedreven werken, identificeren wij drie logische stappen. Dit artikel gaat over stap 3.

‍Stap 3: Het uitvoeren van de strategie. De strategie executie geeft invulling aan de vragen:

• Hoe wordt de benodigde organisatietransformatie in gang gezet én gehouden?
• Hoe voeren we regie en hoe kunnen we bijsturen?
• Hoe passen we de uitvoering in binnen de context van de organisatie en de medewerkers?

 In dit artikel geeft Jurre de drie belangrijkste tips voor deze fase. De tips voor fase 1, het opstellen van een visie datagedreven werken, vind je hier. De tips voor fase 2, het vertalen van de visie naar een strategie datagedreven werken, vind je hier.

‍

Tip 1: Maak een plan én plan voor de uitvoering daarvan

De strategie datagedreven werken ligt er, maar hoe ga je deze nu uitvoeren? Dit is vaak één van de belangrijkste vragen waar wij als Summiteers mee te maken krijgen. Met de visie en strategie is de ‘wat’ beschreven maar vaak staat er nog geen woord over de ‘hoe’ op papier.

Dit is het spannendste stuk! Neem jouw strategie datagedreven werken en zorg ervoor dat de eerste stappen van de transformatie haarscherp zijn. Een vraag als: “houdt jouw strategie al rekening met de executiekracht van je organisatie?” is van grootbelang voor stap 1. Voldoende executiekracht voor de verandering moet je organiseren. Dat gaat niet vanzelf. Hiervoor kun je gebruik maken van de plateauplanning en fasering. Ook van belang is het zorgen voor een gezamenlijk startmoment waarbij de visie, de strategie en de eerste stappen voor alle betrokkenen helder zijn. Hierdoor kun je de transformatie gemakkelijker in gang zetten. De volgende plateaus mogen nog wat minder scherp in beeld zijn. Geef het startschot! En wees vooral ook bereid om het plan zo vaak als nodig te herijken, want zoals het bekende gezegde luidt: “A battle plan is perfect until the first shot gets fired”.

Het is cruciaal om vooraf goed na te denken over besluitvormingsprocessen en de rollen en verantwoordelijkheden hierin. Deze vraagstukken kunnen zeer complex zijn, vooral als het een organisatie-brede transformatie betreft. Deze besluitvorming kan plaatsvinden in een programmaraad, projectgroepen, klankbordgroepen en juridische en/of ethische boards. Daarnaast kan het uiteraard georganiseerd worden langs de lijnen van Agile met squads, etc. En combinaties hiervan zijn eveneens mogelijk. Belangrijk is dat de onderlinge verhoudingen tussen de betrokkenen helder zijn en dat de onderlinge rollenen verantwoordelijkheden helder zijn beschreven. Wie mag wanneer en waarover besluiten?

Door het helder beleggen van de verantwoordelijkheden in de organisatie creëer je eigenaarschap voor de verandering. Wij zien veel organisaties worstelen met de vraag hoe zij eigenaarschap voor de transformatie naar een datagedreven organisatie kunnen creëren bij de medewerkers. Het lukt niet om te zorgen dat medewerkers zich (mede-)verantwoordelijk voelen voor de transformatie en daar naar handelen. Dit vraagt om het helder uitspreken van verwachtingen, het geven van vertrouwen én het weten wat je kunt vragen van de specifieke medewerkers. De medewerkers die staan te trappelen om mee te denken over nieuwe datagedreven oplossingen, zijn degenen die je eigenaarschap kunt geven voor de transformatie. Bijvoorbeeld in de vorm van een ‘coalition of the willing', klankbordgroep, of als leider van een (deel-)project. Nog een tip: licht succes uit. Als er verandering plaatsvindt in de juiste richting: vier dat, geef het een podium. Maar ook als er iets niet helemaal gaat zoals je wilde: vier je fouten, stop ze niet weg.

Om ervoor te zorgen datje de transformatie in gang zet én houdt, kun je jezelf onder andere de volgende vragen stellen:

• Hoe begin ik? Wat zijn de eerste stappen die we kunnen zetten? Hebben we in beeld welke executiekracht we nodig hebben?
• Hoe richten we de besluitvormingsprocessen in? Welke overleggen zijn nodig voor een effectieve besluitvorming? Wie heeft welke verantwoordelijkheid?
• Hoe creëren we eigenaarschap? Wie kunnen dit vertrouwen geven? Wie gaan ons helpen de transformatie in gang te houden?

Geef voldoende prioriteit aan het beantwoorden van deze ‘hoe' vragen voordat je start. Hierdoor voorkom je dat de uitvoering van de strategie stilvalt zodra er uitdagingen, risico’s of kansen voordoen.

Tip 2: Neem jouw stakeholders mee in de verandering

Het is iets wat wij vaker horen van medewerkers tijdens uitdagende transformaties naar datagedreven organisaties waarbij de voortgang beperkt is: “We hebben de visie en strategie niet doorleefd met elkaar”, of: “Ik snap niet waarom we dit eigenlijk doen” en “wat betekent dit eigenlijk?” De medewerkers van de organisatie zijn niet goed op de hoogte van het ‘wat’ en ‘waarom’ van de transformatie. En dat is niet zo gek. Want een visie en strategie datagedreven werken wordt vaak op directieniveau bedacht. In die fase wordt vaak (onterecht) weinig aandacht besteedt aan draagvlak. Hoe zorg je ervoor dat ook jouw medewerkers dit gaan doorleven? Hierin is goede communicatie essentieel. En dit beperkt zich niet alleen tot de direct betrokkenen.

Bij een transformatie naar een datagedreven organisatie zijn vaak meerdere gremia betrokken. Toch bestaan de stakeholders van de transformatie niet alléén uit deze mensen. Onder stakeholders worden alle partijen verstaan die het project kunnen beïnvloeden óf die door het project worden beïnvloed. Denk hierbij bijvoorbeeld aan medewerkers, aandeelhouders, de overheid of klanten. Het is ingewikkeld om tijdens het project rekening te houden met de belangen en invloeden van al deze partijen. Voor het eindresultaat is dit echter wel belangrijk. Hoe zorg je er voor dat er draagvlak is voor jouw doelstelling?

Zorg dat je naar elke stakeholder op het juiste moment en op de juiste wijze communiceert. Dit kan een project update zijn naar een werkgroep, het delen van de succesvolle uitrol van een datagedreven oplossing met medewerkers tot aan het aankondigen van verbeterde dienstverlening met behulp van data aan de eindgebruikers. Dit is vakwerk en vraagt om goede communicatie vaardigheden. Zorg er bijvoorbeeld voordat ‘the tone-of-voice’ aanslaat bij de doelgroep en denk na over welke informatie de doelgroep nodig heeft en welke medium hiervoor het effectiefst is.

Onderschat de kracht én noodzaak van herhaling niet. Herhaal de ‘wat’ en ‘waarom’ van de transformatie. Korte periodieke updates zijn veel effectiever dan één grote uitgebreide update. Binnen Summiteers werken we dit gestructureerd uit in een communicatieplan voor de transformatie en maken dit onderdeel van de projectplanning. Hierbij werken we vaak samen met de afdeling communicatie. Zij zijn goed op de hoogte van de meest effectieve wijze van communiceren binnen een organisatie. Hierdoor zijn wij in staat om de medewerkers goed mee te nemen.

Om ervoor te zorgen dat je jouw stakeholders activeert en meeneemt, kun je jezelf onder andere de volgende vragen stellen:

• Hoe doorleef ik met mijn organisatie de visie en strategie datagedreven werken? Welke stappen zie ik voor me?
• Hoe willen de betrokkenen geïnformeerd worden? Welke informatie is belangrijk voor wie? Wat zijn de belangen en de invloeden van deze betrokkenen?
• Hoe blijf ik periodiek communiceren? Welk medium zet ik in voor de communicatie naar mijn stakeholders?

‍

Tip 3: Werk gezamenlijk aan professionele gedragsontwikkeling

De grootste vraagstukken in transformaties naar een datagedreven organisatie zitten vaak niet op inhoud of proces. Organisaties zijn geneigd eerst naar inhoudelijke of procesmatige oplossingen te zoeken. Hierdoor wordt vaak vergeten kritisch te kijken naar de impact van gedrag op het succes van een transformatie of verandering. We hebben het dan over hoe mensen zich gedragen, zowel op als onder de tafel. De dynamiek van verandering aanvoelen en begrijpen. Én hoe deze medewerkers instaat zijn de dynamiek op een positieve wijze te beïnvloeden.

Gedrag kan om diverse redenen relevant zijn om expliciet aandacht voor te hebben tijdens een transformatie. Het kan een bron van uitdagingen zijn. Voorbeelden zijn afspraken in een projectcontext die niet worden opgevolgd of wanneer medewerkers niets durven te vragen. Een positief voorbeeld van aandacht voor gedrag is het verbeteren van de team dynamiek die leidt tot hogere efficiëntie en motivatie.

Een belangrijk uitgangspunt voor strategie executie is dat de transformatie wordt uitgevoerd samen met de medewerkers van de organisatie zelf. Dus niet ‘uitgerold over’ maar ‘uitgerold met’. Bevraag de medewerkers op hoe zij maximaal kunnen leren uit hun betrokkenheid bij het project. Engageer hen. Zo zorg je voor eigenaarschap en kun je de medewerkers ook helpen stappen te zetten in hun eigen professionele ontwikkeling.

Het werken aan professionele gedragsontwikkeling kan uitdagend en nieuw zijn. Om ervoor te zorgen dat je samen met jouw medewerkers aan de slag kan gaan met professionele gedragsontwikkeling, kun je jezelf onder andere de volgende vragen stellen:

• Waar zitten de uitdagingen in de transformatie? Qua inhoud, proces én gedrag?
• Welk gedrag vertonen we dat effectief is? Welk gedrag is ineffectief?
• Waarop moeten we groeien om nog beter te kunnen samenwerken?

Ons slotadvies: heb oog voor de gedragscomponent in de transformatie. Je zult versteld staan over de impact op het slagen hiervan!

Summiteers

We besteden als Summiteers veel tijd en aandacht aan het goed begrijpen van de klant, organisatie en medewerkers. Alles begint bij een duidelijk beeld van waar je als organisatie naartoe wilt en waarom. Wij helpen je met het helder maken van jouw visie en helpen deze visie om te zetten in een duidelijke strategie. Met aandacht voor het team, natuurlijk. Want een strategie is zo sterk als degenen die hem dragen. We ondersteunen je bij het maken van een evenwichtig stappenplan op weg naar jouw doel, oftewel een plateauplanning. Als alle plannen zijn uitgewerkt, zetten (en houden) we de verandering in gang. Om zo jouw organisatie in staat te stellen zich verder te ontwikkelen.

‍