Wij blijven ons er soms over verbazen hoe onderbelicht goede communicatie is tijdens strategie executie. Wat er vaak gebeurt is dit: er is een fantastische strategie bedacht. Een heel mooi plan ligt op tafel. Dat wordt gepresenteerd en gaat het uitvoering in. Maar dan lijkt het alsof de communicatie ineens stilvalt. Waarom? En hoe voorkom je dit?

‍

De kracht van herhaling

Uiteindelijk slaagt je strategie enkel als je medewerkers ook begrijpen en doorleven waar je naartoe wilt en op welke manier daar te komen. Bij strategie executie komt een hoop kijken. Dat leg je echt niet even in een half uurtje uit en dan over naar uitvoeren. Daar moet je, bij herhaling, de tijd voor nemen.

Je kunt een boodschap op heel veel manieren overbrengen. Er zijn ook allerlei verschillende kanalen om een verhaal of plan uit te dragen. Het is daarom slim om na te denken over welk medium je inzet. Gebruik (een mix van) verschillende middelen: een presentatie, video, nieuwsbrief, interview, blog of zelfs een stripverhaal.

Maar het allerbelangrijkste is: herhaal, herhaal, herhaal. Heel belangrijk hierbij is dat je je inleeft in de ontvanger en dezelfde taal spreekt.

De Amerikaanse auteur Patrick Lencioni is gespecialiseerd in management en leiderschap. Hij legt uit dat, als je een organisatie een beslissende voorsprong wil geven, het volgende moet doen:

1. Werk aan een kneitergoed team
2. Maak met dat team een goed plan (strategie)
3. Ga dat overcommuniceren. Ga het vertellen, bij herhaling, gericht op begrip en doorleven bij de medewerkers.

Paul: ”Het gevoel van overcommuniceren komt vaak vanuit degene die de boodschap brengt. Als je vanuit het perspectief van de verteller kijkt, dan lijkt het wellicht alsof je een verhaal (te) vaak vertelt. Terwijl degene die boodschap ontvangt het plan voor de eerste keer hoort. Daar moet het even landen, diegene moet verwerken wat er gezegd is en wat er van hem of haar verwacht wordt.”

‍

Kan iedereen het uitleggen?

Dolf L’Ortye: “Alle moeite en tijd die het heeft gekost om een plan te maken vergeten mensen vaak. Het is nu af en het is toch duidelijk? Het denkproces dat de makers doorlopen hebben heeft hen veel diepgang en inzichten gebracht. Je kunt niet verwachten dat de ontvangers het in een half uurtje begrijpen. Het is belangrijk om je te realiseren dat mensen even tijd nodig hebben en dat je het in een paar iteraties moet doen.”

Uiteindelijk wil je er naartoe dat door goede communicatie van die strategie, het plan door iedereen uitgelegd kan worden. Van Raad van Bestuur, naar directeuren naar teammanagers in de organisatie: iedereen moet het begrijpen, doorgronden en over kunnen brengen aan hun teams. Het begint veelal met een presentatie vanuit een Raad van Bestuur en dan rolt het door de organisatie heen. Ieder niveau praat, goed voorbereid, met het eigen team: wat betekent dit concreet voor ons? Wat hebben we van elkaar nodig?

‍

The learning loop

Heb je het plan uitgelegd en toegelicht? Mooi zo. Hiermee zet je een grotere groep aan het denken. Uit die groep komt (heel waarschijnlijk) goede input. Het is verstandig om daar goed naar te luisteren. Wellicht leidt het tot een aanpassing van wat je oorspronkelijk bedacht had.

Het is fijn als mensen voelen dat er naar ze geluisterd wordt. Ze geven input, daar wordt iets mee gedaan en dan komt een scherper plan weer terug. Dit noemen we ook wel the learning loop. Eigenaarschap in de organisatie is een gevolg. Communicatie is dus niet alleen: hoe vertel je het? Maar ook: wat doe je met de feedback die je krijgt? Geef je een presentatie? Maak dan ruimte voor een Q&A. En doe iets met de vragen die je krijgt in de opvolging. Laat zien dat je luistert.

Paul van Bekkum: “Het is bovendien zo dat bepaalde strategische keuzes op een hoger niveau leiden tot nieuwe strategische dilemma’s op een lager niveau. Je kunt er niet vanuit gaan dat jouw high-level strategie antwoord geeft op alle vragen die spelen in de organisatie. Daar is een goede dialoog voor nodig.”

‍

Kunnen wij je helpen?

Wij creëren beweging, maken iets complex begrijpelijk, iets groots behapbaar, een (vaag) idee concreet en laten iets moeilijks slagen. Kun jij hierbij hulp gebruiken? Neem contact met ons op.

‍