Wo „Nachhaltigkeit“ früher eine Nische war, sorgen aktuelle Entwicklungen, wie die steigende Nachfrage von Unternehmen nach Nachhaltigkeit und neue Gesetze in diesem Bereich, für einen enormen Anstieg der Fairtrade-Themen. Um auf dieses komplexe und dynamische Umfeld reagieren zu können, ist eine agile und effektive Organisation für Fairtrade jetzt und in Zukunft von entscheidender Bedeutung. Dies führte zu dem Wunsch, auf eine agile Arbeitsweise umzusteigen. Im Rahmen der Strategieumsetzung beauftragte Margit Verwer Summiteers mit der Unterstützung des ersten agilen Pilotprojekts innerhalb des Fairtrade Coffee-Teams. In diesem Artikel sprechen Margit, MT-Mitglied und Projektsponsor, und Yme Quispel, Product Owner von Team Coffee, über die Erfahrungen mit der neuen Arbeitsweise und die Erfolgsfaktoren, die zum Implementierungsprozess beigetragen haben.

Der Name Fairtrade wird Ihnen zweifellos bekannt vorkommen. Wahrscheinlich hauptsächlich aus nachhaltig zertifiziertem Kakao, Kaffee und Bananen. Zum Beispiel ist Fairtrade Netherlands täglich darum bemüht, in den Bereichen Fairtrade, Menschenrechte und nachhaltige Entwicklung etwas zu bewegen. Das Interesse der Außenwelt an diesen Themen wächst ebenfalls enorm, ebenso wie der Druck auf diese Organisation.

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Umsetzungsstrategie

Als Reaktion auf diesen Druck entwickelte Fairtrade Netherlands eine Strategie und suchte nach einer Möglichkeit, dies sicherzustellen Strategie realisiert wäre. Etwas, das wir gerne machen. Da die aktuellen Themen bei Fairtrade vorherrschten, war es wichtig, eine Arbeitsweise zu entwickeln, die hilft, sich zu konzentrieren und Prioritäten zu setzen. Gemeinsam haben wir eine Variante des agilen Arbeitens entwickelt, die gut zu Fairtrade passt.

Agile kann sehr hip oder gruselig klingen, aber es ist im Grunde eine einfache und vor allem pragmatische Art des Projektmanagements. Wenn alle Vorbereitungen getroffen wurden, z. B. die Vision und die Ziele geschärft und Projekte in kleine, von SMART formulierte Teile zerlegt wurden, bietet der Ansatz einen sofortigen Überblick und ist effektiv. Man weiß genau, wie viel Kapazität im Team zur Verfügung steht und das Team arbeitet dann produktiver und konzentrierter in kurzen Sprints. Das klingt natürlich gut, aber wie bei jeder Gewohnheit oder jedem Verhalten wechselt man nicht von einem Tag zum nächsten, geschweige denn vom Wechsel der gesamten Organisation. „Wenn man eine Verhaltensänderung erreichen will, hilft es, die Gruppe von außen herausfordern zu können“, sagt Margit. „Es war entscheidend, dass uns die Summiteers dabei unterstützt haben. Ich weiß nicht, ob es ohne seltsame Augen so erfolgreich gewesen wäre.“

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Von der Pilotgruppe zu Botschaftern

„Der Rat, sich für ein Pilotprojekt mit einer Produktgruppe statt mit mehreren zu entscheiden, erwies sich als sehr klug“, sagt Margit. „Sammle zunächst Erfahrungen mit einer Gruppe, lerne daraus, feiere Erfolge und setze sie dann schrittweise mit den anderen um.“ Schließlich kann ein solcher Wechsel der Arbeitsmethoden in der Organisation für ziemlichen Widerstand sorgen, sagt Yme. Aber der Pilot im Team Coffee war erfolgreich. „Wir fühlen uns jetzt viel mehr wie ein Team und sind fokussierter“, fügt Margit hinzu. „Was wirklich schön war zu sehen, war, dass Yme als Product Owner und Lashinda als Scrum Master für das niederländische Team die Erfahrungen nach dem Pilotprojekt austauschten und wirklich als Botschafter da standen. Wir sprechen jetzt aus Erfahrung mit dem Rest der Organisation, weil wir bewiesen haben, dass es funktioniert.“

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Die Bedeutung der Dringlichkeit von Inhalten

„Um ehrlich zu sein, hätten wir gemeinsam bessere Erwartungen an den Zeitaufwand bewältigen können. Zu Beginn des Prozesses waren die Teammitglieder mit dem geforderten Zeitaufwand etwas überfordert „, sagt Simone Halink, Unternehmensberaterin bei Summiteers. Gleichzeitig trug der Druck zum Erfolg des Pilotprojekts bei, wie Fairtrade bei der Bewertung erwähnte. Da das Team Koffie eine schwierige Aufgabe bei der Organisation eines wichtigen B2B-Kaffeeevents hatte, waren alle Aufgaben im Backlog während der Probenzeit dringend. „Es war ein großartiger Anfang, die Veranstaltung nach der neuen Arbeitsweise zu organisieren“, sagt Yme. Eine klare Rollenverteilung und die vielen Aufgaben waren wichtig, damit jeder wusste, wer wofür verantwortlich war. „Die Organisation lief letztlich wie eine reibungslose Maschine, sodass wir gemeinsam als Team eine erfolgreiche und gut besuchte Veranstaltung geschaffen haben.“ Die Lektion zeigt also: Inhaltliche Dringlichkeit ist wichtig. Wichtige Gespräche, die geführt werden müssen, werden ebenfalls geführt.

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Alle Eigenschaften, die du für Veränderung brauchst

Wenn wir über Erfolgsgründe sprechen, möchten wir den Fahrern des Piloten und des Teams Coffee ein großes Kompliment machen. Von Anfang an war klar, dass dieses Team die Qualitäten hatte, um diese Änderung vorzunehmen. Bei Summiteers haben wir daher bewundert, wie Fairtrade dieses Pilotprojekt aufgegriffen und eine offene Diskussion darüber geführt hat. Zunächst einmal gab es bereits eine starke gemeinsame Vision und Unterstützung von der Organisation und dem MT, ergänzt durch starke Einzelpersonen, die am richtigen Ort waren. Man darf niemals die Bedeutung eines guten Scrum Masters und Product Owners unterschätzen, denn sie tragen maßgeblich zum Erfolg agilen Arbeitens bei. „Lashinda war wirklich gut darin, Leute in das Team einzubeziehen und die Akribie der Arbeitsprozesse herauszufordern, aber sie hat es auf eine sehr gute und unterhaltsame Art und Weise gemacht“, sagt Margit. „Yme hat auch als Product Owner eine sehr nette Rolle gespielt. Er hat eine klare Vorstellung davon, was getan werden muss, kennt die Jahresplanung und ist auch gut darin, diese zu übersetzen und an das Team weiterzugeben.“

Es gab auch eine zunehmende gegenseitige Zusammenarbeit zwischen Margit als Sponsor und Product Owner Yme. „Wir haben bereits gut zusammengearbeitet, aber jetzt haben wir ein besseres Gleichgewicht gefunden“, sagt Yme. In der Zusammenarbeit sorgte die Methode für mehr Fokus und eine bessere Verständlichkeit zwischen den Schichten. Klare Rahmenbedingungen zu setzen und dann das Team zu stärken, ist der Erfolg agilen Arbeitens. Es bietet mehr Eigenverantwortung für die Arbeit und ein klares Bild des Gesamtbildes, auf das hingearbeitet wird.

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Offen für Lernen und Entwicklung

Auffallend war, dass dieses Fairtrade-Team unglaublich offen für Lernen und Entwicklung war. Feedbackpunkte wurden als Lernmöglichkeiten angesehen, und selbst wenn die Gespräche schwieriger oder persönlicher wurden, konnten sie über alles reden. „Ich denke, die offene Einstellung war sehr wichtig“, sagt Margit. Manchmal brauchte es ein paar Worte, um sich vollständig zu finden, aber alle saßen offen am Tisch und waren bereit, gemeinsam den nächsten Schritt zu gehen. „Die Rolle der Gipfelstürmer, in diesem Fall von Simone, Jules und Dolf, war dabei sehr wichtig“, sagt Margit. „Indem wir sowohl die Rahmenbedingungen festlegen als auch die Route planen und sie als Sparringspartner auf mehreren Ebenen nutzen. Summiteers ist sowohl auf strategischer Ebene stark als auch versiert im agilen Arbeiten. Ich denke, diese Kombination ist sehr wichtig. Sie schauen sich an, was wir als Organisation benötigen, überwachen die Umsetzung und nehmen gegebenenfalls Anpassungen vor.“

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Ein erfolgreicher Pilot verbreitet sich wie ein Ölteppich

Das Team Koffie hat jetzt den Weg für den Rest der Organisation geebnet und wir schauen nach vorne. „Es war ein großartiger Prozess und wir sind sehr zufrieden damit“, sagt Margit. „Wir wollen das jetzt Schritt für Schritt in der Organisation weiter vorantreiben. Darüber hinaus beobachten wir die Widerstandsfähigkeit der Organisation besonders genau. Wir werden vom Sommer bis Ende 2023 mit dem nächsten Produktteam beginnen und 2024 nutzen, um es in der gesamten Organisation zu verankern.“ Außerdem wird es einfacher sein, da das erste Team die anderen Teams unterstützen kann. Von dort aus tritt der Ölteppich auf. „Team Coffee wird weiterhin so arbeiten und in der Zwischenzeit werden wir den anderen Teams helfen, unsere Arbeitsweise anzunehmen“, sagt Yme.

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Über Summiteers

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