Waar ‘duurzaamheid’ eerst een niche was, zorgen hedendaagse ontwikkelingen, zoals de steeds grotere vraag van bedrijven naar duurzaamheid en nieuwe wetgeving op dit gebied voor een enorme toename in vraagstukken voor Fairtrade. Om in te kunnen spelen op deze complexe en dynamische omgeving is het hebben van een wendbare en effectieve organisatie nu en in de toekomst voor Fairtrade cruciaal. Daaruit ontstond de wens om over te stappen op een agile manier van werken. Als onderdeel van de strategie executie schakelde Margit Verwer Summiteers in voor het ondersteunen van de eerste pilot agile werken binnen team Koffie van Fairtrade. In dit artikel vertellen Margit, MT-lid en projectsponsor, en Yme Quispel, product owner van team Koffie, over de ervaringen met de nieuwe werkwijze en succesfactoren die bijdroegen aan het implementatieproces.

De naam Fairtrade zal je ongetwijfeld bekend in de oren klinken. Waarschijnlijk vooral van de duurzaam gecertificeerde cacao, koffie en bananen. Zo houdt Fairtrade Nederland zich dagelijks bezig met het maken van een verschil op het gebied van eerlijke handel, mensenrechten en duurzame ontwikkeling. Eveneens groeit de interesse van de buitenwereld in deze thema’s enorm en daarmee ook de druk op deze organisatie.

‍

Strategie executie

Fairtrade Nederland ontwikkelde als reactie op deze druk een strategie en was op zoek naar een manier om te zorgen dat die strategie gerealiseerd zou worden. Iets waar wij ons graag mee bezighouden. Omdat de waan van de dag bij Fairtrade overheerste was het belangrijk een werkwijze te ontwikkelen die helpt bij focussen en prioriteren. Zo kwamen we samen uit op een variant van agile werken die goed past bij Fairtrade.

Agile kan heel hip of juist afschrikwekkend klinken, maar in de basis is het een simpele en vooral pragmatische manier van projectmanagement. Wanneer alle voorbereiding is getroffen, zoals het scherp stellen van de visie, de doelen, het opknippen van projecten in hapklare, SMART geformuleerde brokken, levert de aanpak meteen overzicht en effectiviteit op. Je weet precies hoeveel capaciteit er in het team beschikbaar is en het team werkt vervolgens in korte sprints productiever en meer gefocust. Dat klinkt natuurlijk goed, maar zoals elke gewoonte of gedraging, zet je niet van de één op de andere dag de knop om, laat staan de knop van de hele organisatie. “Als je gedragsverandering wilt realiseren, helpt het om van buitenaf de groep te kunnen challengen”, benoemt Margit. “Het was cruciaal dat Summiteers ons hierbij begeleidt heeft. Ik weet niet of het zonder vreemde ogen even succesvol was geweest.”

‍

Van pilotgroep naar ambassadeurs

“Het advies om te kiezen voor een pilot met één productgroep, in plaats van meerdere, bleek heel verstandig”, vertelt Margit. “Eerst ervaring opdoen met één groep, daarvan leren, successen vieren en vervolgens stapsgewijs implementeren bij de rest.” Zo’n omschakeling in werkwijze kan namelijk best wat weerstand in de organisatie opleveren, benoemt Yme. Maar de pilot in team Koffie was succesvol. “We voelen ons nu veel meer een team en zijn meer gefocust”, vult Margit aan. “Wat heel leuk was om te zien was dat Yme als product owner en Lashinda als scrum master voor het Nederlandse team na afloop van de pilot de ervaringen deelden en er echt stonden als ambassadeurs. We spreken nu uit ervaring naar de rest van de organisatie, omdat we hebben bewezen dat het werkt.”

‍

Het belang van urgentie op de inhoud  

“Eerlijkheid gebiedt te zeggen dat we gezamenlijk de verwachtingen over de tijdsinvestering beter hadden kunnen managen. De teamleden waren aan het begin van het traject wat overvallen met de gevraagde tijdsinvestering”, vertelt Simone Halink, management consultant bij Summiteers. Tegelijkertijd zorgde de druk mede voor het succes van de pilot, benoemde Fairtrade tijdens de evaluatie. Doordat team Koffie een zware klus had aan het organiseren van een belangrijk B2B Koffie evenement, waren alle taken op de backlog in de oefenperiode urgent. “Het was een mooie start om de organisatie van het event volgens de nieuwe werkwijze te doen”, vertelt Yme. Een duidelijke verdeling van rollen en de vele taken was belangrijk, zodat iedereen wist wie er verantwoordelijk was voor wat. “De organisatie liep uiteindelijk als een geoliede machine, waardoor we samen als team een succesvol en goed bezocht event hebben neergezet.” De les blijkt dus: urgentie op de inhoud is belangrijk. Belangrijke gesprekken die moeten worden gevoerd, worden ook gevoerd.

‍

Alle kwaliteiten in huis voor verandering

Als we het over redenen voor succes hebben, willen we de kartrekkers van de pilot en team Koffie een enorm compliment geven. Vanaf het begin was het duidelijk dat dit team de kwaliteiten in huis had voor deze verandering. We hebben bij Summiteers dan ook met bewondering gekeken naar de manier waarop Fairtrade deze pilot heeft opgepakt en het open gesprek erover heeft gevoerd. Om te beginnen was er al een stevige gezamenlijke visie en steun vanuit de organisatie en het MT, aangevuld door sterke individuen die op de juiste plek zaten. Het belang van een steengoede scrum master en product owner kun je nooit onderschatten, zij hebben een grote bijdrage in het succes van agile werken. “Lashinda kon mensen in het team echt goed meenemen en challengen op de zorgvuldigheid binnen de werkprocessen, maar deed dat op een hele goede en leuke manier”, vertelt Margit. “Yme pakte aanvullend een hele mooie rol als product owner. Hij heeft een heldere visie op wat er moet gebeuren, kennis van de jaarplanning en kan dat ook weer goed vertalen en cascaderen naar het team.”

Onderling werd er ook steeds beter samengewerkt tussen Margit als sponsor en product owner Yme. “We werkten al goed samen, maar hebben nu een betere balans gevonden”, vertelt Yme. In de samenwerking gaf de werkwijze meer focus en tastbaarheid tussen de lagen. Duidelijke kaders stellen en vervolgens het team in zijn kracht zetten, is het succes van agile werken. Het zorgt voor meer eigenaarschap over het werk en een duidelijk beeld van het grotere plaatje waar naartoe wordt gewerkt.

‍

Open staan voor leren en ontwikkelen

Wat opviel, is dat dit team van Fairtrade ontzettend openstond voor leren en ontwikkelen. Feedbackpunten werden als leerkansen gezien en ook wanneer de gesprekken moeilijker of persoonlijker werden kon er overal over gepraat worden. “Ik denk dat de open houding erg belangrijk is geweest”, benoemt Margit. Soms waren er wat woorden nodig om elkaar helemaal te vinden, maar iedereen zat open aan tafel met bereidwilligheid om samen een volgende stap te zetten. “De rol van Summiteers, in dit geval van Simone, Jules en Dolf, is daar heel belangrijk in geweest,” vertelt Margit. “Door zowel het uitzetten van de kaders, het uitstippelen van de route én inzet als sparringpartner op meerdere niveaus. Summiteers is zowel sterk op strategisch niveau als bedreven in agile werken. Die combinatie vind ik heel belangrijk. Ze kijken mee met wat we nodig hebben als organisatie, begeleiden de implementatie en sturen bij waar nodig.”

‍

Een succesvolle pilot verspreidt als olievlek

Inmiddels heeft team Koffie de weg geplaveid voor de rest van de organisatie en kijken we vooruit. “Het is een mooi traject geweest en we zijn er ook echt heel blij mee”, vertelt Margit. “We willen dit nu stap voor stap verder brengen in de organisatie. Daarbij houden we vooral goed de belastbaarheid van de organisatie in de gaten. We beginnen na de zomer tot eind 2023 met het volgende productteam en gebruiken 2024 om het in te bedden in de hele organisatie.” Daarbij wordt het makkelijker, omdat het eerste team ondersteuning kan gaan bieden aan de andere teams. Vanuit daar ontstaat de olievlek. “Team Koffie blijft zo werken en intussen gaan we de andere teams helpen om de werkwijze ook te omarmen”, noemt Yme.

‍

Over Summiteers

Wij creëren beweging, maken iets dat complex is weer begrijpelijk, iets groots behapbaar, een (vaag) idee concreet en laten iets moeilijks slagen. Kun jij hierbij hulp gebruiken? Neem contact met ons op. Wel interesse, maar nog geen concreet vraagstuk? Volg onze LinkedIn-pagina en laat je inspireren of neem contact op voor een kop koffie.