Samen een moment nemen om de inhoud uit te gaan en met het team te bespreken hoe je met elkaar samenwerkt en wilt samenwerken. Zelfevaluaties, verplicht bij pensioenfondsen, kunnen bijdragen aan het realiseren van effectieve teamdynamiek en het effectief acteren van de individuen daarbinnen. Niet alleen goed voor teamdynamiek en werkplezier, maar hierdoor kan je ook op de inhoud veel sneller gaan. Onlangs mocht Arjen Verwer de zelfevaluatie begeleiden bij Pensioenfonds Meubel, waar Petra de Bruijn bestuursvoorzitter is.

‍

Zelfevaluatie inzetten als middel om te verbinden

Uit de intake met Petra en haar collega vice-voorzitter kwam een helder doel naar voren. De zelfevaluatie diende als hulpmiddel voor het verbinden van een team in een relatief nieuwe samenstelling. In de afgelopen tijd liepen de maximale diensttermijnen van 12 jaar bij een aantal leden af, wat voor vervanging van een aantal bestuursleden zorgde en dus een nieuwe teamsamenstelling. Daarnaast zorgt de invoering van het nieuwe pensioenstelstel voor een spannende tijd als bestuur.

Een bestuur van een pensioenfonds heeft de verantwoordelijkheid voor een evenwichtige belangenafweging in de te nemen besluiten. Om dat te realiseren, moeten alle bestuursleden genoeg vertrouwen en veiligheid voelen om verschillen in zienswijze in te brengen en de open discussie te voeren. “Zelfevaluaties dragen bij aan het creëren van begrip voor elkaar, waardoor je beter met elkaar kan werken en een gebalanceerde discussiecultuur creëert”, licht Petra toe. “Daarom leek het mij een goed idee om nu een zelfevaluatie te doen. Zodat we een goede basis hebben voor aankomende periode, naast dat het gewoon verplicht is. Voor het maken van moeilijke besluiten heb je elkaar heel hard nodig.”

‍

Van teamdynamiek tot individuele leerdoelen

De insteek van de zelfevaluatie was om in eerste instantie te zoeken naar verbetermogelijkheden in de teameffectiviteit, waarbij de ‘governance beliefs’ van Pensioenfonds Meubel centraal stonden. Zijn de overtuigingen nog relevant en up-to-date? Moeten er ‘beliefs’ bij of af? “Een ‘governance belief’ bij Meubel is bijvoorbeeld dat iemand niet op de apenrots gaat zitten, maar dat we alles in collectiviteit besluiten, dat er ruimte is om een breed palet van argumenten te bespreken en dat je transparant bent over welke agenda je nastreeft”, vertelt Petra.

Aansluitend keken we met het bestuur of deze herijkte governance beliefs ook leven in de praktijk: wat gaat er al goed en wat kan er beter? Vervolgens hebben we de vertaling gemaakt naar de individuele bestuurder. Gegeven wie het bestuur als team wil zijn, waar liggen dan de leerdoelen van de individuele bestuurders? Voortbouwend op het formuleren van individuele leerdoelen zijn we hierin nog een stap verder gegaan door elkaar ‘feedforward’ te geven.

‍

Feedforward

Het idee van feedforward is dat je naar aanleiding van een zelf gekozen leerdoel van zoveel mogelijk mensen zoveel mogelijk tips krijgt. Het gaat dus om massa, je krijgt veel verschillende tips waarvan je er uiteindelijk een paar kiest waar je iets mee gaat doen. Eigenlijk is feedforward het opgewekte broertje van feedback. Het zorgt voor een positieve energie waarbij de ontvanger niet in de verdediging schiet. “De feedforward hielp ons enorm om de dag goed af te sluiten. Het leverde een mooi en positief einde van de dag op”, vertelt Petra. Naast positiviteit zorgt feedforward ervoor dat elke bestuurder met iets concreets de deur uit loopt om komende tijd mee te oefenen.

Toen we Petra vroegen hoe het gaat met haar eigen leerdoel, antwoordde ze lachend: “Ik heb me voorgenomen om discussies iets meer te laten lopen. Vooral omdat ik merkte dat ik er af en toe te strak bovenop zit en het soepeler mag. Dus dat probeer ik te doen en dat lukt ook. Dat komt ook omdat ik door de zelfevaluatie het vertrouwen heb om eraan te werken, doordat iedereen op dezelfde manier bezig is met leerdoelen. Tijdens sessies poppen de leerdoelen regelmatig op, omdat mensen openlijk een bepaalde keuze maken door een leerdoel dat ze met zichzelf hebben afgesproken. Daarbij ontstaat er toch weer een open gesprek over dat leerdoel.”

‍

Onafhankelijke begeleiding tijdens zelfevaluaties

Petra maakte de keuze om een externe partij te vragen om de zelfevaluatie te begeleiden. ”In algemene zin is de onafhankelijkheid belangrijk. De meerwaarde van een externe partij is dat deze persoon geen belangen heeft, objectief naar de evaluatie kan kijken en er niet met zijn/haar verleden in zit. Daardoor krijg je een zakelijk neutrale bespreking”, licht Petra toe.

Tegelijkertijd is het heel belangrijk dat diegene die de evaluatie doet een groot draagvlak en gunfactor heeft onder bestuurders. Anders kun je de onderwerpen nog zo naar voren brengen, maar dan laat je het achterste van je tong niet zien. “Iemand moet aansluiten bij je belevingswereld” vertelt Petra. Afgelopen jaar mocht Summiteers pensioenfond Meubel begeleiden bij het verbeteren van de samenwerking tussen het verantwoordingsorgaan en het bestuur. Door de prettige samenwerking mocht Arjen Verwer vervolgens ook de zelfevaluatie begeleiden. “Het vertrouwen in Arjen was al in deze eerste opdracht gevestigd. Dat was een goede basis om ook met de zelfevaluatie van Meubel te starten”, vertelt Petra.  

‍

Meer weten over zelfevaluaties?

Naast zelfevaluaties bij pensioenfondsen zijn zelfevaluaties in elk team relevant om zo stil te staan bij de teamdynamiek en het individuele aandeel daarin. Mocht je benieuwd zijn of simpelweg van gedachten willen wisselen over zelfevaluaties, neem dan vooral contact op met Arjen.

Natuurlijk kun je ook met ons in contact komen via LinkedIn  en onze website.