Wir planen unsere Agenda voller Dinge. Termin nach Vereinbarung, nach Vereinbarung. Irgendwo auf der Tagesordnung, nicht lange. Eine gängige Aussage: „Meine Agenda ist ständig voller Besprechungen, ich komme nicht einmal zu meiner eigenen Arbeit...“. Wie werden Sie wieder zum Chef Ihrer Agenda und können sich auf das Wesentliche konzentrieren? Wir geben Ihnen 3 einfache Tipps, die Ihnen helfen, wieder die Kontrolle zu behalten und Ihre persönliche Effektivität zu steigern.

Drei einfache Tipps als Schlüssel zum Erfolg

1. ‍Priorisieren Sie: setzen Sie Prioritäten und kommunizieren Sie diese an Ihre Umgebung. Erkenne, dass du die Kontrolle über deine Zeit und deine Agenda hast.‍
2. Arbeitszeit reservieren: Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um Dinge wie die Nachbereitung und Vorbereitung von Besprechungen zu klären. Geben Sie dieser Zeit einen Platz in Ihrer Agenda und erlauben Sie sich, sich an diese Vorbehalte zu halten.‍
3. Reduzieren Sie Besprechungen: Überlegen Sie, an welchem Meeting Sie teilnehmen. Fragen Sie sich, ob das Meeting zu Ihren Prioritäten und Aktivitäten für diese Woche passt.

1. Sie legen die Prioritäten fest

Gutes Agenda-Management beginnt mit einer klaren und transparenten Prioritätensetzung. Denken Sie daran, dass Effizienz eng mit der Anzahl der Prioritäten zusammenhängt, auf die Sie achten. Versuchen Sie also, nicht mehr als zwei bis drei „große“ Schwerpunktbereiche pro Woche in Angriff zu nehmen. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie den Fokus haben, was Ihre persönliche Effektivität erhöht. Schließlich sind Menschen nicht für Multitasking gemacht...

Ein praktisches Tool dafür ist die Eisenhower-Matrix. Auf diese Weise können Sie Aktivitäten je nach Dringlichkeit und Wichtigkeit in 4 verschiedene Quadranten einteilen. Das Organisieren von Aktivitäten anhand dieser Matrix hilft Ihnen dabei, sich zu organisieren und Entscheidungen zu treffen. Mit anderen Worten, Sie müssen festlegen, was sofort zu tun ist, welche Aktivitäten (später) geplant, welche delegiert und welche Aktivitäten gestrichen werden sollen.

Nachdem Sie Ihre Prioritäten festgelegt haben, ist es wichtig, diese Ihrer Umgebung mitzuteilen, damit sie sie berücksichtigen können. Manchmal „kollidiert“ Ihre Prioritäteneinschätzung mit der Ihrer Umgebung, zum Beispiel Ihrer Kollegen. Haben Sie das Gefühl, dass die Leute zu viele „Prioritäten“ von Ihnen erwarten? Oder dass Ihre Prioritäten nicht zu Ihrer Umgebung passen? Beginnen Sie das Gespräch und überlegen Sie gemeinsam, wie Ihre Prioritäten mit den Zielen Ihres Teams oder Ihrer Organisation übereinstimmen. Wenn Sie es in Bezug auf die Prioritäten/oder die Anzahl der Aktivitäten immer noch nicht herausfinden können, sprechen Sie mit Ihrem Manager und lassen Sie sich eine Vorstellung davon einfallen, wie Sie damit umgehen möchten. Natürlich ist es nur ein Kompliment, dass die Leute dich in etwas einbeziehen wollen. Aber es wird niemanden glücklich machen, wenn du deine Arbeit am Ende nicht richtig machen kannst oder, schlimmer noch, überhaupt nicht dazu kommst!

2. Reservieren Sie ausreichend Bearbeitungszeit

Der nächste Schritt besteht darin, ausreichend „Verarbeitungszeit“ zu blockieren. Hilft das? Absolut! Leider wird oft darauf verzichtet, tatsächlich (ausreichende) Vorbereitungs- und Entwicklungszeit einzuplanen. Auch nicht ganz seltsam. Manchmal haben die Leute das Gefühl, dass diese Zeit einfach nicht wichtig genug ist, und manchmal wird sie einfach vergessen. Und dann ist es zu spät... Unser Tipp ist, sich jede Woche die Zeit zu nehmen, ein paar Wochen im Voraus zu schauen und die Arbeitszeit in Blöcken in Ihrer Agenda zu reservieren. Alle Aktivitäten außer Besprechungen, die Sie durchführen müssen, um Ihre Prioritäten zu erfüllen, werden in Ihre Agenda aufgenommen.

Es hilft, die Reihenfolge der Termine in Ihrer Agenda zu berücksichtigen. Die Art der Aktivität wirkt sich häufig auf die Effizienz aus. Der Wechsel zwischen kreativer und routinemäßiger Arbeit kostet Energie und kann zu Ineffizienz führen. Versuchen Sie also, Ihre Agenda strategisch zu organisieren. Achten Sie darauf, dass Sie in der Art der Arbeit so wenig wie möglich wechseln müssen.

„Ein reservierter Block für die Vor- oder Nachbereitung ist dein Moment“

Manchmal kommt es vor, dass Leute einen Termin zu Ihrer geplanten Arbeitszeit vereinbaren. Das ist an sich kein Problem, wir kehren einfach zu den Grundlagen zurück. Mit anderen Worten, die Festlegung von Prioritäten unter Berücksichtigung von Wichtigkeit und Dringlichkeit. Auf der Grundlage dieser Überlegungen entscheiden Sie, ob Sie die Konsultationsanfrage annehmen oder nicht. Stellen Sie sicher, dass Sie nicht einfach die erforderliche Bearbeitungszeit fallen lassen, da Sie diese Zeit nicht umsonst reserviert haben.

3. Überlegen Sie, an welcher Beratung Sie teilnehmen werden

Auch wenn Sie die oben genannten Ratschläge befolgt haben, kann es immer noch eine Herausforderung sein, Ihre Agenda zu verwalten. Die letzte Herausforderung besteht darin, das richtige Gleichgewicht zwischen Besprechungen und selbständiger Arbeit zu finden. Im Rahmen Ihrer Prioritäten müssen Sie hier immer noch Entscheidungen treffen. Sie entscheiden, wie viele wöchentliche Stunden für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Besprechungen erforderlich sind und wie viele Stunden Sie für andere Aktivitäten benötigen. Das gilt auch: Tun Sie dies proaktiv, schauen Sie nach vorne und teilen Sie dies mit Ihrer Umgebung. Nicht in der Lage oder gewagt zu sein, Entscheidungen zu treffen, erzeugt zusätzlichen Druck. Und genau darauf warten wir nicht.

Nochmals, du bist der Boss! Andere können Sie zu Besprechungen einladen, aber Sie sind der Eigentümer Ihrer eigenen aufgewendeten Zeit. Einen praktischen Leitfaden finden Sie in einer Reihe von Standardfragen, die Sie sich bei jeder Beratungsanfrage stellen können: „Was ist der Zweck des Termins?“ , „Ist es wichtig?“ , „Wie dringend ist dieses Treffen für mich?“ , „Was ist meine Rolle in diesem Meeting?“ und „Muss ich da sein?“ Auf dieser Grundlage macht die Annahme oder Ablehnung von Terminanfragen Ihre Agenda klar und sorgt für Transparenz in Ihrem Umfeld.

‍Endlich

Bei all diesen Tipps besteht die Herausforderung darin, eine eigene Methode zu finden und sich konsequent daran zu halten. Wir wünschen dir viel Glück dabei! Wenn Sie mehr über dieses Thema lesen möchten, empfehlen wir diese Bücher:

• Griff (Rick Pastor)
• Dinge erledigen (David Allen)