We plannen onze agenda bomvol. Afspraak na afspraak, na afspraak. Ergens een gaatje in de agenda, niet voor lang. Een veel gehoorde uitspraak: “Mijn agenda is continu volgepland met overleggen, ik kom niet eens toe aan mijn eigen werk…”. Hoe word je weer baas van jouw agenda en houd je focus op wat belangrijk is? We geven je 3 eenvoudige tips die je helpen om weer ‘in control’ te komen en jouw persoonlijke effectiviteit te vergroten.

Drie eenvoudige tips als sleutel tot succes

1. ‍Prioriteren: stel prioriteiten en communiceer deze naar je omgeving. Realiseer je dat jij de baas bent over jouw tijd en agenda.‍
2. Uitwerktijd reserveren: reserveer voldoende tijd om zaken uit te werken, zoals het opvolgen en voorbereiden van overleggen. Geef deze tijd een plaats in je agenda en gun het jezelf om je aan deze reserveringen te houden.‍
3. Overleggen reduceren: denk na bij welk overleg je aansluit. Stel jezelf de vraag of het overleg past binnen jouw prioriteiten en activiteiten van die week.

1. Jij bepaalt de prioriteiten

Goed agendamanagement begint bij het helder en transparant stellen van prioriteiten. Houd hierbij rekening dat efficiëntie nauw verwant is met het aantal prioriteiten waaraan je aandacht besteedt. Probeer dus niet meer dan twee tot drie ‘grote’ focusgebieden per week op je te nemen. Dit zorgt ervoor dat je focus hebt, wat je persoonlijke effectiviteit vergroot. De mens is immers niet gemaakt voor multitasking...

Een handig hulpmiddel hierbij is de Eisenhower matrix. Hiermee plaats je activiteiten in 4 verschillende kwadranten op basis van de mate van urgentie én belang. Indelen van activiteiten op deze matrix helpt je te ordenen en keuzes te maken. Oftewel, te bepalen wat je direct moet doen, welke activiteiten je (later) in moet plannen, wat te delegeren en welke activiteiten te elimineren.

Na het bepalen van je prioriteiten is het van belang deze te communiceren naar je omgeving, zodat zij hier rekening mee kunnen houden. Soms ‘botst’ jouw prioriteitsinschatting met die van je omgeving, bijvoorbeeld je collega’s. Heb je het gevoel dat men te veel ‘prioriteiten’ van jouw verwacht? Of dat jouw prioriteiten niet matchen met je omgeving? Ga het gesprek aan en denk samen na over hoe jouw prioriteiten aansluiten bij de doelstellingen van je team of organisatie. Mocht je er dan toch nog niet uitkomen qua prioriteiten/of hoeveelheid activiteiten, ga dan het gesprek aan met je manager en kom met een voorstel hoe je hiermee om wilt gaan. Het is natuurlijk alleen maar een compliment dat mensen jou ergens bij willen betrekken. Maar niemand wordt er happy van als jij uiteindelijk je werkt niet goed kan uitvoeren of erger, er helemaal niet meer aan toe komt!

2. Reserveer voldoende uitwerktijd

De volgende stap is het blokken van voldoende ‘uitwerktijd’. Helpt dit? Absoluut! Het daadwerkelijk reserveren van (voldoende) voorbereidings- en uitwerktijd wordt helaas vaak nagelaten. Niet geheel vreemd ook. Soms heeft men het idee dat deze tijd simpelweg niet belangrijk genoeg is, en soms wordt het gewoon vergeten. En dan is het te laat... Onze tip is om elke week de tijd te nemen om een aantal weken vooruit te kijken en uitwerktijd met blokken te reserveren in je agenda. Alle activiteiten buiten overleggen om, die jij moet ondernemen om invulling te geven aan jouw prioriteiten laat je terugkomen in je agenda.

Het helpt daarbij om rekening te houden met de volgorde van afspraken in je agenda. De aard van de activiteit heeft vaak invloed op efficiëntie. Schakelen tussen creatief- en routinewerk kost energie en zorgt mogelijk voor inefficiëntie. Probeer je agenda daarom strategisch in te delen, zorg dat je zo min mogelijk hoeft te schakelen in aard van het werk.

“Een gereserveerd blok voor voorbereiding of opvolging is jouw moment”

Soms gebeurt het dat mensen een afspraak over jouw ingeplande uitwerktijd plannen. Dit is op zich geen probleem, we gaan gewoon weer terug naar de basis. Oftewel, het stellen van prioriteiten conform de afweging van belang en urgentie. Op basis van die afweging bepaal je of je wel of niet ingaat op het overlegverzoek. Let er wel op dat je benodigde uitwerktijd niet zomaar laat vallen, immers heb je die tijd niet voor niets gereserveerd.

3. Denk na welk overleg je bij aansluit

Ook na het opvolgen van bovenstaande adviezen kan het nog een uitdaging zijn je agenda te managen. De laatste uitdaging zit in het aanbrengen van de goede balans tussen vergaderingen en zelfstandig werk. Binnen je prioriteiten dien je hierin nog steeds keuzes te maken. Je bepaalt welk aantal uren wekelijks benodigd zijn voor voorbereiding, uitvoeren en opvolgen van overleggen en hoeveel uren je nodig hebt voor andere activiteiten. Ook hiervoor geldt, doe dit proactief, kijk vooruit en deel dit met je omgeving. Het niet kunnen of durven maken van keuzes zorgt voor extra druk. En precies dat is waar we niet op zitten te wachten.

Hierbij geldt weer, jij bent de baas! Anderen kunnen je uitnodigen voor overleggen, maar jij bent de eigenaar van je eigen tijdsbesteding. Een praktische handvat kan zitten in een aantal standaardvragen die je jezelf kan stellen bij ieder overleg verzoek: ‘Wat is het doel van de afspraak?’, ‘Is het belangrijk?’, ‘Hoe urgent is dit overleg voor mij?’, ‘Wat is mijn rol in dit overleg?’ en ‘Moet ik erbij zijn?’. Op basis hiervan accepteren of weigeren van afspraakverzoeken maakt je agenda overzichtelijk en geeft transparantie aan je omgeving.

‍Tenslotte

Bij al deze tips is het de uitdaging om je eigen methode te vinden en je hier consequent aan vast te houden. We wensen je veel succes hierbij! Mocht je meer willen lezen over dit onderwerp, dan raden we je deze boeken aan:

• Grip (Rick Pastoor)
• Getting things done (David Allen)