Als wij met onze opdrachtgevers van start gaan met een (verander)traject, zijn er een aantal elementen heel belangrijk. Zaken als een heldere verdeling van de rollen, strakke regievoering, duidelijke belangen en een reële tijdslijn. Waarom? En hoe pakken wij dit aan bij Summiteers? Dolf L’Ortye en Paul van Bekkum leggen het uit.

‍

Heldere rolverdeling

Allereerst is het van belang dat mensen weten wat er van ze verwacht wordt. Dat geldt voor de medewerkers van onze klant, inclusief de opdrachtgever maar ook voor onze adviseurs. In onze werkgroepen - die bestaan meestal uit zo’n vier personen - is er altijd één persoon verantwoordelijk en het aanspreekpunt. Werken vanuit expliciete rollen is erg prettig omdat het houvast biedt.

Paul: “De zaken die uit de groep komen, regisseren wij heel strak: wie mag waar wat van vinden? Wie heeft mandaat om ergens akkoord op te geven, budget toe te kennen of de capaciteit te bepalen? Ook is het van belang dat de rolverdeling en het proces naadloos op elkaar aansluiten. Doe je dit niet goed, dan verlies je veel tijd. We zien wel eens dat iets is opgeleverd, maar onvoldoende is afgestemd. De voortgang stagneert dan. In het ergste geval moet je opnieuw beginnen.”

‍

Strakke regievoering

Summiteers zijn vaak de regisseur van het gehele proces. Net als een regisseur van een film of toneelstuk, zetten wij mensen in een rol. Ook in die wereld moet je natuurlijk de tijd nemen om je rol te begrijpen en te kunnen spelen. Dat geldt voor onze trajecten net zo. Tijdens de regievoering zorgen we ervoor dat we iedereen uitvoerig spreken. Door mensen te betrekken, weten ze welke plannen en ideeën er op tafel liggen en verloopt het besluitproces vlotter.

Dolf : “Die regievoering zit ‘m vaak in kleine dingen. Het komt vrijwel altijd neer op mensen de ruimte te geven om gehoord te worden vanuit een rol. Soms wordt een besluit net wat te snel genomen en was niet iedereen (voldoende) betrokken. Wij laten mensen daarom alles wat ze van tevoren willen zeggen vertellen, zodat het bespreekbaar is gemaakt voor de uitvoering. Dit betekent niet dat er ook altijd naar gehandeld wordt. We bespreken samen alle argumenten en uiteindelijk kiest bijna altijd de opdrachtgever.”

‍

Verschillende belangen

Je hebt altijd met verschillende belangen te maken. Een IT manager heeft bijvoorbeeld belang bij een stabiel platform en weinig wijzigingen, terwijl een operationele manager belang heeft bij blije klantcontacten en daarom wellicht vaak om aanpassingen van een applicatie vraagt. Wat wij doen is die belangen heel goed in kaart brengen, begrijpen en expliciteren. Mensen weten best dat ook in één organisatie de belangen niet altijd in lijn zijn. Spreek het maar naar elkaar uit. Door dit te doen weten we van tevoren waar men het in een meeting niet over eens gaat zijn.

Paul: “Mensen zijn best bereid tot compromissen en het zetten van een stap in de juiste richting. Wij faciliteren daarbij. We kijken continu vanuit de inhoud en het proces: wat moet je doen om die twee bij elkaar te brengen? Het gaat om verschillende meningen, perspectieven, scenario’s en belangen. Hierbij vertellen we óók heel expliciet wat welke mening waard is. De ene mening is soms meer waard dan de andere. Dat is helemaal niet erg als je dat maar van tevoren duidelijk maakt.”

Kortom: wat wordt er nu precies van je verwacht? Wij helpen onze opdrachtgevers om dit helder in kaart te brengen. De derde pijler uit onze propositie ‘gedrag’ is hierbij enorm belangrijk. Het zijn tenslotte mensen in hun professionele context waarmee we werken.

‍

Reële tijdslijn

Een laatste element wat met bovenstaande samenhangt is een goed uitvoerbaar plan van de ‘hoe’. Paul: “Er is bijna altijd een overschatting van wat je kunt doen in een bepaalde periode en onderschatting van hoeveel werk het is. Dat blijf ik fascinerend vinden. Men weet dit vaak prima, maar de deadline blijft gewoon staan. Veel mensen zijn gewend om gewoon ergens te beginnen en te kijken waar het schip strandt. Maar wij weten uit ervaring welke stappen er gezet moeten worden en dat zomaar beginnen zelden leidt tot effectiviteit.”

Dolf: “Wat ook wel eens voorkomt is dat de deadline heilig is. Soms worden deadlines bepaald zonder enige onderbouwing. Iemand - meestal wat hoger in de boom - roept zonder kennis van wat er allemaal moet gebeuren een datum. De medewerkers weten heel goed dat het onhaalbaar is maar dat signaal gaat niet naar boven. Dit leidt tot onnodige frustratie en verwachtingen van mensen. Wat is er mis met een reële tijdlijn, zou je denken?”

‍

Kunnen wij je helpen?

Wij creëren beweging, maken iets complex begrijpelijk, iets groots behapbaar, een (vaag) idee concreet en laten iets moeilijks slagen. Kun jij hierbij hulp gebruiken? Neem contact met ons op.

‍