Consultants zijn duur, ze leveren geen concrete resultaten, hebben geen hart voor je bedrijf en nemen het werk over van je eigen medewerkers. We kunnen alle vooroordelen uittekenen. Waar rook is, is vuur: deze vooroordelen komen niet uit de lucht vallen. Er zijn boeken vol geschreven die deze vooroordelen al dan niet bevestigen. Maar laten we vooral niet vergeten dat werken met consultants je ook heel veel kan brengen, mits een aantal zaken in gedachten houdt. In deze blog geeft Arjen Verwer, managementconsultant bij Summiteers, je acht tips om wél tot een succesvolle samenwerking te komen.

‍

1. Doe het om de juiste redenen

Als je overweegt samen te werken met externe consultants, moet je allereerst zorgen dat je het om de juiste redenen doet. Vraag je af: kunnen we dit echt niet zelf? Soms heb je specifieke expertise of extra capaciteit nodig die je niet in huis hebt, of zoek je iemand die met een frisse blik naar een probleem kan kijken. In zo'n geval kun je er inderdaad voor kiezen om je eigen mensen te laten concentreren op de inhoud en de besluitvorming, terwijl de consultant het proces leidt. Vaak heeft een consultant minder kennis van de specifieke branche of situatie waarin jouw bedrijf zich bevindt, maar wat ze wél weten is hoe je effectief verandering teweegbrengt. En die kunde om verandering te realiseren, wat wij noemen ‘Strategie Executie’, is universeel toepasbaar. Zo vertelden Thijs en Wietse bijvoorbeeld in een eerder artikel dat een duurzaamheidsvraagstuk ‘gewoon’ een strategisch vraagstuk is als elk ander strategisch vraagstuk.

‍

2. Heb je verwachtingen helder

Als je dan toch de keuze maakt om een consultant in de arm te nemen, zorg dan dat je verwachtingen kraakhelder zijn. Voordat je een externe consultant inschakelt, is het essentieel om precies te definiëren wat je van deze samenwerking verwacht. Het moet glashelder zijn welke rol de consultant binnen jouw project gaat vervullen, zodat er achteraf geen misverstanden ontstaan. Zoek je bijvoorbeeld iemand die een proces begeleidt, een specifieke expertise inbrengt, de interne kwaliteitslat naar een hoger niveau tilt of een combinatie van verschillende rollen kan invullen? Bij de start meteen heldere afspraken maken over welke ondersteuning je vraagt, zorgt ervoor dat je een consultant inzet op waar jíj ondersteuning in zoekt. Je mag overigens van een goede consultant verwachten dat hij – of zij – je helpt om de onderlinge verwachtingen glashelder te maken, ook als je daar zelf nog weinig ervaring mee hebt.

‍

3. Stel de juiste selectiecriteria op

Goed, nu is het tijd om de juiste partner te selecteren. Daarvoor is het zaak heel zorgvuldig de juiste selectiecriteria op te stellen die passen bij je verwachtingen. Enkele belangrijke punten om op te letten:

- Controleer de ervaring en referenties van de consultant. Het is niet alleen belangrijk wat een consultant of consultancybureau heeft bereikt, maar vooral welke specifieke rol zij hebben aangenomen in eerdere projecten. Dit geeft je inzicht in hoe zij in de praktijk werken en wat je van hen kunt verwachten. De tijd nemen voor een korte referentiecheck is dan ook zeer welbestede tijd!

- Zijn de mensen waarmee je praat in het voortraject ook degenen die de klus gaan klaren? Het komt voor dat tijdens het voortraject andere consultants worden voorgesteld dan degenen die uiteindelijk het werk gaan doen. Zorg ervoor dat je weet met wie je precies gaat samenwerken en of je vertrouwen erin hebt dat zij de klus gaan klaren.

- Onderzoek hoe flexibel de consultancypartij is in het aanpassen van hun rol gedurende het project. Het kan nodig zijn om taken op te schalen, af te schalen, of extra senioriteit toe te voegen. Hoe wendbaar is de consultant in het voldoen aan jouw behoeften? Deze flexibiliteit kan ook betekenen dat zij minder doen dan oorspronkelijk gepland, mocht jouw organisatie in staat blijken bepaalde taken zelf uit te voeren.

- Heb je de verwachting van de consultant dat hij of zij je voortdurend blijft uitdagen met de vraag: Kunnen jullie dit niet beter zelf? Dit stimuleert zelfreflectie en zelfredzaamheid binnen jouw team.

‍

4. Zorg voor duidelijke afspraken over kennisoverdracht

Zodra je de juiste partner hebt gevonden, is een belangrijk aandachtspunt: de kennisoverdracht. Het is cruciaal dat de consultant, gedurende het project al bezig is met zijn of haar kennis en expertise op zo'n manier over te dragen aan jouw team, dat je intern in staat bent om zelfstandig verder te gaan. Het laatste wat je wilt is dat je permanent afhankelijk wordt van de consultant. Hou zelf de regie op het borgen van kennis in jouw organisatie, zodat je ook op lange termijn de vruchten plukt van het consultancytraject.

‍

5. Tijdens de samenwerking: houd het stuur in handen

Er zijn zaken die je vooraf regelt, maar er zijn ook aspecten waarop je gedurende het hele traject alert moet blijven. Je mag van een consultant verwachten dat hij of zij altijd transparant is en open communiceert over de status, richting en uitdagingen van het traject. Jij als opdrachtgever moet het stuur in handen blijven houden. Je wilt niet voor verrassingen komen te staan. Het idee is dat de consultant jou helpt op de door jou gewenste bestemming te komen, niet dat hij of zij de controle overneemt.

‍

6. Zorg dat pragmatisme voorop blijft staan

Het is essentieel om je focus te behouden op wat je uiteindelijk wilt bereiken met de hulp van de consultant. Staar je niet blind op een afspraak die je aan het begin van het traject hebt gemaakt, maar blijf permanent reflecteren op de onderlinge samenwerking. Zijn we nog steeds de juiste acties aan het ondernemen om onze doelstelling te bereiken? Klopt de doelstelling die we aanvankelijk hebben vastgesteld nog? Hebben de activiteiten waar we ons op richten nog altijd prioriteit? Is de huidige rolverdeling nog passend bij het project? Dit vraagt om een continu proces van evaluatie en afstemming en het is belangrijk daar de tijd voor te nemen. Mocht het zo zijn dat nieuwe ontwikkelingen of inzichten ervoor zorgen dat prioriteiten verschuiven, dan moet je in staat zijn om, in overleg, aanpassingen te maken. Dit kan betekenen dat de context van het project verandert en daarmee ook de inhoud van het plan, of dat je besluit om eerder dan gepland een andere richting op te gaan. Deze flexibiliteit is voorwaarde voor een succesvolle samenwerking.

‍

7. Waak ervoor dat de consultant geen vaste positie inneemt

Let erop dat de consultant niet onbedoeld een blijvende rol binnen je organisatie gaat vervullen. Je huurt een consultant om tijdelijke expertise, capaciteit of een frisse blik in huis te halen. Je wilt iemand die kwartier maakt en vervolgens zorgt dat je intern die taken kunt overnemen. Als een consultant zijn of haar vakantieplannen voor volgend jaar begint te delen of zich niet meer voorstelt als een externe, dan moet je alert worden. Dit kan een teken zijn dat de rol van de consultant meer permanent wordt dan oorspronkelijk bedoeld. Als je daadwerkelijk op zoek bent naar iemand die een langdurigere of meer vaste positie kan vervullen binnen je organisatie, is het misschien verstandiger om een interim-manager aan te trekken in plaats van een consultant.

‍

8. Afronding en reflectie: de sleutel tot een succesvolle samenwerking

Aan het einde van een traject is het belangrijk om nog even terug te blikken op wat er is geleerd. Bespreek nogmaals hoe je de kennisoverdracht gaat borgen. Hoe zorgt de consultant dat hij of zij nog een tijdje als vraagbaak beschikbaar blijft? Of in een andere rol nog kan ondersteunen bij de borging van het traject? Hoe hou je contact na het afronden van het traject? En wat zijn waardevolle lessen die je zelf hebt opgedaan, of de ander wilt meegeven?

‍

Hulp nodig bij strategie-executie?

Wij zijn Summiteers, wij creëren beweging, maken iets dat complex is weer begrijpelijk, iets groots behapbaar, een – vaag – idee concreet en laten iets moeilijks slagen. Kun jij hierbij hulp gebruiken? Neem contact met ons op.

Wel interesse, maar nog niet klaar voor de reis? Volg onze LinkedIn-pagina en laat je inspireren.

‍